Was ist ein Jahresabschluss?
Ein Jahresabschluss ist der rechnerische Abschluss eines Geschäftsjahres. Er zeigt die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag und fasst zusammen, welche Vermögenswerte und Schulden vorhanden sind und ob Ihr Unternehmen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet hat.
Für bilanzierungspflichtige Unternehmen ist der Jahresabschluss erstellen gesetzlich vorgeschrieben. Er dient als Grundlage für die Steuererklärung, muss bei Kapitalgesellschaften im Unternehmensregister offengelegt werden und informiert Gesellschafter, Banken und Behörden über die wirtschaftliche Entwicklung.
Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?
Ob Sie einen Jahresabschluss erstellen müssen, hängt von Ihrer Rechtsform ab. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften ist zusätzlich die Unternehmensgröße entscheidend.
Immer bilanzierungspflichtig:
- Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) – unabhängig von Umsatz oder Gewinn
- Eingetragene Kaufleute (e. K.) und Personengesellschaften (OHG, KG), wenn sie die Schwellenwerte überschreiten (mehr als 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn in zwei aufeinanderfolgenden Jahren)
Nicht bilanzierungspflichtig:
- Kleingewerbetreibende und Freiberufler ohne Eintrag ins Handelsregister
- Einzelunternehmen und GbR, die unter den Schwellenwerten bleiben
Diese Unternehmen erstellen stattdessen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für das Finanzamt.
Übersicht: Wer ist bilanzierungspflichtig?
Wichtig: Auch wenn Sie nicht bilanzierungspflichtig sind, können Sie freiwillig einen Jahresabschluss erstellen. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie Banken oder Investoren ein vollständiges Bild Ihrer Finanzlage geben möchten.
Wie sieht ein Jahresabschluss aus?
Der Aufbau eines Jahresabschlusses richtet sich nach Ihrer Rechtsform und Unternehmensgröße. Mindestens besteht er aus zwei Dokumenten:
1. Bilanz
Die Bilanz zeigt Ihr Vermögen (Aktiva) und Ihre Schulden sowie Eigenkapital (Passiva) zum Stichtag. Beide Seiten müssen ausgeglichen sein.
2. Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Die GuV listet alle Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres auf und weist den Jahresüberschuss (Gewinn) oder Jahresfehlbetrag (Verlust) aus.
Zusätzliche Bestandteile bei Kapitalgesellschaften:
- Anhang: Erläutert Bewertungsmethoden und Pflichtangaben. Pflicht für GmbH und UG.
- Lagebericht: Beschreibt Geschäftsentwicklung und Risiken. Pflicht für mittelgroße und große Unternehmen.
Jahresabschluss in der Praxis: Beispiel mit Bilanz und GuV
Um die Theorie greifbar zu machen, zeigen wir Ihnen hier einen vereinfachten Jahresabschluss einer kleinen UG.
Ausgangssituation:
Die Digital Spark UG (haftungsbeschränkt), eine Online-Marketing-Agentur, hat im Geschäftsjahr 2024 einen Umsatz von 120.000 € erzielt. Das Unternehmen beschäftigt zwei Mitarbeiter und arbeitet von einem Co-Working-Space aus.
Bilanz zum 31.12.2024
Was zeigt die Bilanz? Links (Aktiva) steht das Vermögen: Büroausstattung (8.000 €), offene Forderungen (15.000 €) und Bankguthaben (28.000 €). Rechts (Passiva) stehen Eigenkapital (36.000 €) und Verbindlichkeiten (15.000 €). Die Bilanz ist ausgeglichen: Aktiva = Passiva.
Gewinn- und Verlustrechnung 2024
Was zeigt die GuV?
Nach Abzug aller Kosten bleibt ein Gewinn von 18.500 €. Dieser erscheint in der Bilanz unter "Jahresüberschuss 2024".
Wichtig: Dieses Beispiel ist vereinfacht. In der Praxis enthält ein Jahresabschluss weitere Positionen (z. B. Rückstellungen) und muss den HGB-Gliederungsvorschriften entsprechen.
Wann muss der Jahresabschluss erstellt werden?
Die Frist hängt von Ihrer Rechtsform und Unternehmensgröße ab.
Fristen für die Aufstellung:
Feststellung und Offenlegung (nur Kapitalgesellschaften):
- Feststellung: Der Jahresabschluss muss durch die Gesellschafterversammlung festgestellt werden (kleine Gesellschaften: bis 11 Monate nach Geschäftsjahresende).
- Offenlegung: Veröffentlichung im Bundesanzeiger innerhalb von 12 Monaten nach Geschäftsjahresende (§ 325 HGB).
Steuerliche Abgabefristen:
- Ohne Steuerberater: bis 31. Juli des Folgejahres
- Mit Steuerberater: bis Ende Februar des übernächsten Jahres
Wichtig: Bei Versäumnis der Offenlegungsfrist drohen Ordnungsgelder ab 2.500 €.
Wer darf und wer erstellt einen Jahresabschluss?
Grundsätzlich dürfen Sie Ihren Jahresabschluss selbst erstellen. Auch die Bilanz selbst zu erstellen ist erlaubt. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, einen Steuerberater zu beauftragen. Voraussetzung ist, dass Sie die handels- und steuerrechtlichen Vorgaben einhalten.
Steuerberater dürfen Jahresabschlüsse erstellen, prüfen und beglaubigen. Sie haften für eigene Fehler und sind berechtigt, Sie vor Finanzbehörden zu vertreten.
Buchhalter ohne Steuerberaterzulassung dürfen nur die laufende Buchhaltung führen. Jahresabschlüsse erstellen oder steuerlich beraten ist ihnen nicht erlaubt (§ 3 StBerG).
Wirtschaftsprüfer sind nur bei mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften gesetzlich vorgeschrieben (§ 316 HGB). Kleine UGs und GmbHs sind nicht prüfungspflichtig.
Wichtig: Auch bei externer Erstellung bleiben Sie als Geschäftsführer für die Richtigkeit des Jahresabschlusses verantwortlich.
Jahresabschluss erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Ob Sie den Jahresabschluss selbst erstellen oder durch einen Steuerberater anfertigen lassen: Der Ablauf folgt immer denselben Grundschritten. Diese Anleitung zeigt Ihnen, welche Arbeiten in welcher Reihenfolge anfallen und worauf Sie achten müssen.
Schritt 1: Buchhaltung abschließen
Bevor Sie mit dem Jahresabschluss beginnen können, muss die laufende Buchhaltung vollständig und korrekt sein. Das bedeutet:
- Alle Belege des Geschäftsjahres sind erfasst (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankauszüge, Kasse).
- Alle Konten sind abgestimmt (Bankkonten, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten).
- Offene Posten sind geprüft (z. B. noch nicht bezahlte Rechnungen).
Wichtig: Ohne saubere Buchhaltung ist kein korrekter Jahresabschluss möglich.
Schritt 2: Inventur durchführen
Zum Bilanzstichtag (meist 31.12.) müssen Sie eine Bestandsaufnahme durchführen:
- Warenlager: Zählen und bewerten Sie alle Waren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe.
- Anlagevermögen: Prüfen Sie, welche Wirtschaftsgüter noch vorhanden sind (Maschinen, Fahrzeuge, Büroausstattung).
- Forderungen und Verbindlichkeiten: Listen Sie alle offenen Forderungen und Schulden auf.
Die Inventur ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 240 HGB) und bildet die Grundlage für die Bilanz.
Schritt 3: Abschreibungen berechnen
Anlagevermögen verliert über die Jahre an Wert. Diese Wertminderung müssen Sie durch Abschreibungen erfassen:
- Ermitteln Sie für jedes Wirtschaftsgut die Nutzungsdauer (AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums).
- Berechnen Sie die jährliche Abschreibung (meist linear: Anschaffungskosten ÷ Nutzungsdauer).
- Buchen Sie die Abschreibungen als Aufwand in der GuV.
Beispiel: Ein Laptop für 1.200 € mit 3 Jahren Nutzungsdauer wird jährlich mit 400 € abgeschrieben.
Schritt 4: Rückstellungen und Abgrenzungen bilden
Bestimmte Aufwendungen oder Erträge müssen dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet werden:
- Rückstellungen: Für ungewisse Verbindlichkeiten (z. B. Steuerrückstände, Urlaubsansprüche, drohende Prozesse).
- Rechnungsabgrenzungsposten: Für Zahlungen, die bereits geleistet wurden, aber erst im Folgejahr als Aufwand gelten (z. B. Versicherungsprämien, Miete im Voraus).
Diese Positionen sorgen dafür, dass die Bilanz das tatsächliche wirtschaftliche Ergebnis zeigt.
Schritt 5: Bilanz und GuV erstellen
Jetzt erstellen Sie die beiden Hauptbestandteile des Jahresabschlusses:
- Bilanz: Stellen Sie Vermögen (Aktiva) und Kapital/Schulden (Passiva) gegenüber. Die Bilanz muss ausgeglichen sein (Aktiva = Passiva).
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Listen Sie alle Erträge und Aufwendungen auf und ermitteln Sie den Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag.
Beide Dokumente müssen den Gliederungsvorschriften des HGB entsprechen (§ 266 HGB für die Bilanz, § 275 HGB für die GuV).
Schritt 6: Anhang erstellen (nur Kapitalgesellschaften)
GmbH und UG müssen zusätzlich einen Anhang erstellen. Dieser erläutert:
- Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden
- Erläuterungen zu einzelnen Bilanzposten
- Angaben zu Haftungsverhältnissen, Mitarbeiterzahl, Organen
Kleine Kapitalgesellschaften können den Anhang verkürzt darstellen.
Schritt 7: Jahresabschluss feststellen lassen
Bei Kapitalgesellschaften muss der Jahresabschluss durch die Gesellschafterversammlung festgestellt werden. Erst danach ist er rechtsverbindlich.
Schritt 8: Offenlegen (nur Kapitalgesellschaften)
GmbH und UG müssen den festgestellten Jahresabschluss im Bundesanzeiger veröffentlichen. Die Frist beträgt 12 Monate nach Ende des Geschäftsjahres. Bei Versäumnis drohen Ordnungsgelder ab 2.500 €.
