Jahresabschluss UG: Grundlagen für Geschäftsführer

Was ist der Jahresabschluss einer UG (haftungsbeschränkt)?

Der Jahresabschluss einer UG (haftungsbeschränkt) ist die gesetzlich vorgeschriebene Zusammenfassung der Geschäftszahlen eines Jahres. Er besteht mindestens aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und zeigt, wie Ihr Unternehmen wirtschaftlich dasteht. Jede UG – unabhängig davon, ob sie Umsätze erzielt oder inaktiv ist – muss jährlich einen Jahresabschluss erstellen und beim Unternehmensregister einreichen. Der Abschluss dient als Grundlage für die Besteuerung, die Offenlegungspflicht und die Information von Gesellschaftern, Banken und Behörden.

Im Detail umfasst der Jahresabschluss:

• Bilanz: Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden am Stichtag.
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Übersicht über Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres.
• Anhang: Nur bei größeren UGs oder wenn zusätzliche Erläuterungen erforderlich sind. Kleinst-UGs können darauf verzichten, wenn Pflichtangaben direkt unter der Bilanz stehen.
• Lagebericht: Nur für mittelgroße und große Gesellschaften.

Die Pflicht zur Erstellung gilt ab der Eintragung ins Handelsregister, unabhängig von der Geschäftstätigkeit oder dem Umsatz. Die Verantwortung dafür liegt immer bei der Geschäftsführung. Der Jahresabschluss ist somit keine reine Formalität, sondern die Grundlage für rechtssicheres Handeln, die Steuerberechnung und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Darf ich den Jahresabschluss einer UG selbst erstellen?

Als Geschäftsführer einer UG sind Sie dazu berechtigt, den Jahresabschluss alleinverantwortlich abzugeben. . Auch die Bilanz selbst zu erstellen ist erlaubt, sofern Sie die handelsrechtlichen Vorgaben einhalten und die Buchhaltung Ihrer UG vollständig führen. Ein Steuerberater ist nicht vorgeschrieben. 

Wenn Sie den Jahresabschluss selber machen möchten, tragen Sie jedoch die volle Verantwortung für Richtigkeit, Vollständigkeit und fristgerechte Abgabe.

Im Detail gilt:

• Sie sind ab dem ersten Geschäftstag Ihrer UG zur doppelten Buchführung verpflichtet. Eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) reicht nicht aus.
• Für die Selbsterstellung benötigen Sie vollständige Buchhaltungsdaten, Grundkenntnisse in Bilanzierung und eine geeignete Software mit E-Bilanz-Funktion.
• Fehler bei der Erstellung, etwa unvollständige Angaben oder eine verspätete Offenlegung, können rechtliche Folgen haben. Ordnungsgelder ab 2.500 € sind möglich.
• Unabhängig davon, ob Sie Unterstützung nutzen oder den Jahresabschluss selbst erstellen: Die Verantwortung dafür liegt immer bei Ihnen als Geschäftsführung.

Grundsätzlich ist die Selbsterstellung für kleine oder inaktive UGs möglich, vorausgesetzt, die Buchhaltung ist vollständig und korrekt. Wenn Sie sich hier unsicher sind oder keine Zeit haben, können Sie diesen Teil auch outsourcen und den Jahresabschluss auf dieser Basis selbst erstellen oder vom Steuerberater finalisieren lassen.

Bei komplexeren Strukturen, mehreren Gesellschaftern oder wenn Sie auf eine professionelle Außenwirkung angewiesen sind, lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater. Das bietet zusätzliche Rechtssicherheit, kann Fristen verlängern und reduziert den eigenen Aufwand. Ein professionell erstellter Jahresabschluss dient zudem als Nachweis für Sorgfalt und Verlässlichkeit gegenüber Banken und Investoren.

Jahresabschluss UG selbst erstellen: Schritt‑für‑Schritt

Wenn Sie sich entschieden haben, den Jahresabschluss Ihrer UG selbst zu erstellen, sind drei Dinge entscheidend: Sie benötigen eine lückenlose Buchführung, fundierte Kenntnisse der gesetzlichen Vorgaben und geeignete Software für Bilanz, GuV und E‑Bilanz. Nur so vermeiden Sie Fehler, Fristversäumnisse und persönliche Haftungsrisiken.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Schritte, um den Jahresabschluss Ihrer UG effizient selbst zu erstellen:

1. Gesetzliche Grundlagen und Pflichten beachten
   Machen Sie sich mit den relevanten Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) und des GmbH-Gesetzes vertraut. Klären Sie, ob Ihre UG als Kleinstkapitalgesellschaft gilt und ob Sie den Jahresabschluss hinterlegen statt veröffentlichen dürfen (MicroBilG, § 267a, § 326 HGB).
2. Ordnungsgemäße Buchführung sicherstellen
   Ihre Buchhaltung muss vollständig, lückenlos und nachvollziehbar sein. Alle Geschäftsvorfälle des Jahres müssen korrekt erfasst und Belege geordnet aufbewahrt werden.
3. Buchhaltungssoftware nutzen
   Wählen Sie eine Software, die die Erstellung von Bilanz, GuV und die elektronische Übermittlung (E‑Bilanz) unterstützt. Achten Sie darauf, dass die Software GoBD-konform ist und aktuelle gesetzliche Anforderungen abbildet.
4. Abschluss der Buchhaltung und Inventur
   Schließen Sie die Buchhaltung für das Geschäftsjahr ab und führen Sie eine Inventur durch. Dabei werden alle Vermögenswerte und Schulden zum Bilanzstichtag erfasst und bewertet.
5. Bilanz und GuV erstellen
   Erstellen Sie die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung auf Basis Ihrer Buchhaltungsdaten. Prüfen Sie, ob alle Positionen korrekt ausgewiesen und die gesetzlichen Rücklagen gebildet wurden.
6. Anhang und Lagebericht prüfen
   Überlegen Sie, ob für Ihre UG ein Anhang oder ein Lagebericht erforderlich ist. Kleinst-UGs können häufig auf einen Anhang verzichten, wenn die Pflichtangaben direkt unter der Bilanz stehen.
7. Offenlegung und Steuererklärungen fristgerecht einreichen
   Übermitteln Sie den Jahresabschluss elektronisch an das Unternehmensregister. Beachten Sie die Fristen: Aufstellung innerhalb von 6 Monaten, Feststellung durch die Gesellschafterversammlung spätestens nach 11 Monaten, Offenlegung oder Hinterlegung spätestens nach 12 Monaten nach Geschäftsjahresende. Reichen Sie außerdem die erforderlichen Steuererklärungen (z. B. Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer) beim Finanzamt ein.
8. Feststellung und Gesellschafterbeschluss dokumentieren
   Halten Sie die Feststellung des Jahresabschlusses und den Gesellschafterbeschluss schriftlich fest. Diese Dokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben und dient als Nachweis bei Rückfragen.
9. Archivierungspflichten einhalten
   Bewahren Sie alle relevanten Unterlagen, Belege und Dokumentationen mindestens zehn Jahre lang auf. Die Einhaltung der Archivierungsfristen ist Teil Ihrer gesetzlichen Pflichten als Geschäftsführung.

Kosten für den UG‑Jahresabschluss (2026/2027)

Für den Jahresabschluss einer UG (haftungsbeschränkt) sollten Sie mit Gesamtkosten zwischen 500 und 2.500 Euro rechnen. Die genauen Kosten hängen davon ab, wie aktiv Ihre Gesellschaft ist, wie gut die Buchhaltung vorbereitet wurde und ob Sie die Arbeiten selbst ausführen oder einen Steuerberater beauftragen.

Die Höhe der Kosten richtet sich nach dem gewählten Vorgehen, der Komplexität der Buchhaltung und den Vorgaben der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Eine sauber geführte, digitale Buchhaltung reduziert den Aufwand deutlich. Die wichtigsten Facts:

1. Für aktive, kleine UGs mit laufender Buchhaltung liegen die Gesamtkosten beim Steuerberater meist zwischen 800 und 2.500 € für Bilanz und GuV. Hinzu kommen in der Regel 500 bis 1.500 € für die Steuererklärungen (Körperschaft‑, Gewerbe‑ und Umsatzsteuer). Bei digital vorbereiteten Unterlagen bewegen sich die Kosten meist im unteren Bereich dieser Spannen.
2. Auch eine inaktive UG oder UG ohne Umsatz bleibt verpflichtet, einen Jahresabschluss einzureichen. Der Aufwand ist geringer, aber nicht null. Für solche Fälle berechnen Steuerberater erfahrungsgemäß 500 bis 1.000 € pro Jahr, zuzüglich etwa 100 € für die Hinterlegung oder Offenlegung im Unternehmensregister.
3. Wenn Sie den Jahresabschluss Ihrer UG selbst erstellen, entstehen keine Steuerberaterhonorare, aber Zeit‑ und Softwarekosten. Buchhaltungsprogramme mit E‑Bilanz‑Funktion kosten im Durchschnitt 10 bis 40 € pro Monat (120 – 480 € pro Jahr). Je nach Erfahrung sollten Sie 20 bis 40 Stunden für die Erstellung einplanen. Eine abschließende Prüfung durch einen Steuerberater kann zusätzliche 200 bis 600 € kosten und hilft, formale Fehler zu vermeiden.
4. Ein Hybridmodell – also eigene Buchhaltung mit anschließendem Abschluss durch den Steuerberater – liegt meist zwischen 600 und 1.200 € pro Jahr. Diese Variante ist besonders dann effizient, wenn Ihre Buchhaltung digital geführt und vollständig vorbereitet ist.

Gut zu wissen: Die Offenlegung oder Hinterlegung des Jahresabschlusses im Unternehmensregister verursacht zusätzliche Gebühren zwischen 35 und 150 €. Werden Fristen überschritten, kann das Bundesamt für Justiz Ordnungsgelder ab 2.500 € verhängen (§ 335 HGB).

Sonderfälle: UG ohne Umsatz und kleine UG

Ein Jahresabschluss ist für eine UG ohne Umsatz ebenso verpflichtend wie für eine aktive Gesellschaft. Die Bilanzierungspflicht gilt ab der Eintragung ins Handelsregister und besteht unabhängig davon, ob im Geschäftsjahr Umsätze erzielt wurden.

Als inaktive UG müssen Sie also jedes Jahr einen vollständigen Jahresabschluss erstellen, der aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung besteht.

In der Praxis enthält die Bilanz einer inaktiven UG in der Regel lediglich das Stammkapital und ein Bankguthaben, während die GuV weitgehend leer bleibt. Prüfen Sie, ob Ihre UG als Kleinstkapitalgesellschaft nach § 267a HGB gilt. In diesem Fall dürfen Sie eine verkürzte Bilanz einreichen, auf einen Anhang verzichten und den Abschluss im Unternehmensregister hinterlegen statt zu veröffentlichen.

Fristen & Veröffentlichung – wohin mit dem Jahresabschluss Ihrer UG?

Für den Jahresabschluss Ihrer UG (haftungsbeschränkt) gelten feste Fristen, die im Handelsgesetzbuch (HGB) und im GmbH-Gesetz geregelt sind.

So sind Sie beispielsweise dazu verpflichtet, den Jahresabschluss innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres aufzustellen (§ 264 HGB). Anschließend muss die Gesellschafterversammlung den Abschluss spätestens nach elf Monaten feststellen (§ 42a GmbHG). Nach der Feststellung folgt die Offenlegung. Übermitteln Sie den Jahresabschluss innerhalb von zwölf Monaten nach Geschäftsjahresende elektronisch an das Unternehmensregister (§ 325 HGB). Dies erfolgt über die Publikationsplattform des Bundesanzeiger Verlags.

Kleinst-UGs (Kleinstkapitalgesellschaften) dürfen ihren Abschluss im Unternehmensregister hinterlegen, statt ihn zu veröffentlichen (§§ 267a, 326 HGB). In diesem Fall wird die Bilanz nicht öffentlich angezeigt, kann aber auf Antrag eingesehen werden. Für alle anderen UGs gilt die Veröffentlichungspflicht: Der Jahresabschluss wird im Unternehmensregister bereitgestellt und ist dort für Dritte abrufbar.

Vereinfachter Jahresabschluss einer UG als Beispiel

Ein vereinfachter Jahresabschluss veranschaulicht den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbau, wie er auch bei kleinen oder inaktiven UGs Anwendung findet. Das folgende Beispiel veranschaulicht, welche Angaben in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung enthalten sein müssen, auch wenn keine Umsätze erzielt wurden.

Beispielhafte Bilanz einer inaktiven UG (verkürzt)

Diese Bilanz zeigt den einfachsten Fall: Das Stammkapital wurde vollständig eingezahlt und es gab im Geschäftsjahr keine weiteren Geschäftsvorfälle. Auf der Aktivseite steht das Bankguthaben, auf der Passivseite das eingezahlte Stammkapital.

Fallen im Laufe des Jahres geringe Kosten an, beispielsweise für die Kontoführung oder Gebühren, wird der Kontostand entsprechend gemindert. In der Bilanz erscheint dann zusätzlich ein Jahresfehlbetrag, der im Eigenkapital unterhalb des Stammkapitals ausgewiesen wird. In Folgejahren kann dieser als Verlustvortrag fortgeführt werden.

Beispielhafte Gewinn‑ und Verlustrechnung (GuV)

Die GuV zeigt, dass keine Umsätze erzielt wurden und nur geringe Aufwendungen entstanden sind. Die Pflicht, eine gesetzliche Rücklage zu bilden, entsteht erst, wenn tatsächlich Gewinne erzielt werden. Diese Rücklage ist gemäß § 5a Abs. 3 GmbHG zu bilden.

Kleinst-UGs dürfen diese Bilanz in verkürzter Form beim Unternehmensregister hinterlegen. Ein Anhang ist nicht erforderlich, sofern die wenigen Pflichtangaben – etwa zum Stammkapital – direkt unter der Bilanz aufgeführt werden (§§ 267a, 326 HGB).

Das Beispiel zeigt: Auch bei einer UG ohne Umsatz bleibt der Jahresabschluss formal vollständig. Der Umfang ist gering, die Struktur bleibt gleich.

Fazit: Selbst erstellen oder Steuerberater – was passt zu Ihrer UG?

Ein Jahresabschluss gehört zu den zentralen Pflichten jeder UG, unabhängig von deren Größe oder Umsatz. Sie dürfen ihn selbst erstellen, sofern Sie die gesetzlichen Vorgaben kennen, sorgfältig arbeiten und Ihre Buchhaltung vollständig und digital führen.

Für kleine oder inaktive UGs ist die Selbsterstellung oft realistisch. Auch der Jahresabschluss einer UG ohne Umsatz lässt sich mit der richtigen Software und etwas Einarbeitung selbst erstellen. Bei wachsender Komplexität, mehreren Gesellschaftern oder Unsicherheit in der Bilanzierung bietet ein Steuerberater zusätzliche Sicherheit, beispielsweise durch automatische Fristverlängerung, Haftungsübernahme bei Fehlern und digitale Zusammenarbeit ohne Vor-Ort-Termine.

Wer sowohl Kontrolle behalten als auch professionelle Unterstützung nutzen möchte, findet mit einer digitalen Steuerberatung oft den passenden Mittelweg. Integral bietet Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärungen aus einer Hand: persönlich betreut, digital abgewickelt und mit klaren Fristen im Blick.

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