Was braucht der Steuerberater für die Steuererklärung? (Checkliste)

Damit der Steuerberater deine Steuererklärung korrekt erstellen kann, braucht er bestimmte Unterlagen. Diese musst du ihm vollständig und pünktlich zur Verfügung stellen. Welche Dokumente du für die Steuererklärung genau einreichst, ist unter anderem davon abhängig, ob du als Mitarbeiter in einem Unternehmen angestellt bist, Vermieter, Kleinunternehmer oder selbstständig bist.

In jedem Fall gilt: Je besser du deine Unterlagen für die Steuererklärung strukturierst und wenn du akribisch auf deren Vollständigkeit achtest, desto effizienter kann dein Steuerberater arbeiten. Immerhin nutzt er die Dokumente für seine Auswertung. Mit der richtigen Vorgehensweise kannst du dementsprechend Zeit und Geld sparen und zudem Rückfragen vorbeugen.

Hier erfährst du, welche Steuerunterlagen du brauchst, und erhältst gleichzeitig eine praktische Checkliste für die Steuererklärung.
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Steuerberater beraten sich was Unternehmer für Steuererklärung brauchen

Die wichtigsten Punkte in Kürze

Strukturierte Vorbereitung:
Eine gute Organisation spart Zeit, Mühe und Geld – und erleichtert deinem Steuerberater die Arbeit.
Pflichtdokumente kennen:
Unabhängig von deinem Status – angestellt oder selbstständig – gibt es Unterlagen, die jede Steuererklärung enthalten sollte.
Abläufe abstimmen:
Manche Steuerberater arbeiten mit festen Prozessen. Kläre früh, wie du ihn am besten unterstützen kannst.
Mehr Aufwand für Selbstständige:
Kleinunternehmer und Geschäftsführer müssen in der Regel mehr einreichen als Privatpersonen. Eine saubere Belegorganisation hilft.
Rechtliche Sicherheit:
Ein Steuerberater sorgt dafür, dass alle Vorschriften eingehalten werden – und kennt sich mit Pauschalen und Optimierungen aus.
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Welche Unterlagen braucht jeder für die Steuererklärung?

Unabhängig davon, ob du angestellt oder selbstständig bist, und egal, welche Einkommensart bei dir relevant ist: Es gibt ein paar Unterlagen, die in jeder Steuererklärung enthalten sein müssen.

Unterlagen Steuererklärung:

·       Versicherungsnachweise
Sie zeigen auf, wie hoch die Beiträge sind, die du für deine Kranken-, Pflege-, Haftpflicht- oder Unfallversicherung zahlst. Diese Ausgaben kannst du in deiner Steuererklärung geltend machen.

·       Belege rund um Sonderausgaben:
Zu den klassischen Sonderausgaben gehören Spenden, Kirchensteuer und Beiträge für die Altersvorsorge.

·       Dokumente zu deinen außergewöhnlichen Belastungen:
Außergewöhnliche Belastungen sind zum Beispiel Krankheits- und Pflegekosten oder Unterhaltszahlungen.

·       Rechnungen für haushaltsnahe Dienstleistungen/ Handwerkerleistungen:
Auch diese Beträge kannst du teilweise von der Steuer absetzen. Ein typisches Beispiel für eine haushaltsnahe Dienstleistung ist zum Beispiel Katzensitting, wenn die betreuende Person die Leistung in deiner Wohnung ausführt.

Achte bei allen Unterlagen in jedem Fall auf eine gut nachvollziehbare Struktur. So vermeidest du Rückfragen und sorgst von Anfang an für Transparenz.

Die Steuererklärung: Welche Unterlagen braucht der Steuerberater?

Die Unterlagen, die dein Steuerberater für die Steuererklärung braucht, sind von der jeweils vorherrschenden Einkunftsart und von der Frage, ob du selbstständig bzw. als Kleinunternehmer arbeitest oder als Privatperson eine Steuererklärung erstellen lassen möchtest, abhängig. Ziel sollte es immer sein, den Aufwand, den dein Steuerberater mit dem Erstellen deiner Steuererklärung hat, so gering wie möglich zu halten. Das bedeutet, dass er sich in deiner Dokumentensammlung gut zurechtfinden sollte.

In den folgenden Abschnitten erfährst du, was dein Steuerberater für die Steuererklärung braucht. Wenn du unsicher bist, solltest du dich in jedem Fall an ihn wenden und kurz Rücksprache halten. Dies gilt auch in Bezug darauf, wie du die entsprechenden Daten aufbereitest. Viele Steuerberater haben hier im Laufe der Zeit ein individuelles System entwickelt. Solltest du deinem alten Steuerberater gekündigt haben, kann es sein, dass beim neuen andere Vorgaben beachtet werden müssen.

Privatpersonen: Unterlagen für Angestellte und Vermieter

Wenn du deine Steuerunterlagen als Privatperson einreichst, dreht sich vieles um Einkommensnachweise und Ausgabenbelege. Eines der wichtigsten Dokumente für Angestellte ist die Lohnsteuerbescheinigung. Hier sind Angaben zu deinem Gehalt, den Steuerabzügen und den Sozialversicherungsabgaben enthalten.

Zudem müssen Angestellte Nachweise über ihre Versicherungen, eventuelle Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen bringen, wenn sie die jeweiligen Beträge geltend machen möchten.

Wenn du Vermieter bist, solltest du zudem Mietverträge, vollständige Übersichten zu deinen Mieteinnahmen, Belege zu den erstellten Nebenkostenabrechnungen und Rechnungen zu Renovierungen, Reparaturen und der Hausverwaltung vorlegen. Zudem müssen – falls das in deinem Fall relevant ist – auch Darlehensverträge und die dazugehörigen Zinsbescheinigungen eingereicht werden.

Selbstständige und Kleinunternehmer: Spezifische Dokumente

In den meisten Fällen sind die Steuererklärungen, die Selbstständige bzw. Kleinunternehmer abgeben müssen, umfangreicher als die von Privatpersonen. Unter anderem, weil hier eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) oder eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden muss. Letztere ist bei bilanzierungspflichtigen Betrieben verpflichtend.

Zudem musst du als Selbstständiger bzw. als Kleinunternehmer alle Rechnungen, Quittungen, Kassenbücher und Kontoauszüge sammeln und ordnen.

Weitere spezifische Steuerunterlagen, die hierbei relevant werden können, sind:

·       Nachweise über deine betrieblichen Ausgaben, wie zum Beispiel rund um Kosten für Büromaterial, die Büromiete, Fortbildungen, Fahrzeuge usw.

·       Verträge, die du mit deinen Geschäftspartnern geschlossen hast

·       (für den Fall, dass du Mitarbeiter beschäftigst) Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und eventuell Meldungen an die Berufsgenossenschaft.

Wenn alles gut aufbereitet wurde und vollständig zur Verfügung steht, müssen weder dein Steuerberater noch das Finanzamt am Ende viele Fragen stellen.

Checkliste für deine Steuererklärung: Umfassende Vorbereitung für den Steuerberater

Die folgende Checkliste für die Steuererklärung hilft dir dabei, Rückfragen zu vermeiden, die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater zu verbessern und deine steuerlichen Möglichkeiten optimal zu nutzen – unabhängig davon, ob du deine Steuererklärung als Privatperson, als Vermieter, Selbstständiger oder Kleinunternehmer abgibst.

Unterlagen sammeln

Im ersten Schritt sammelst du alle Unterlagen, die für die Steuererklärung relevant werden, an einer Stelle. Finde heraus, ob eventuell Dokumente fehlen. Vieles kannst du auch nachträglich bei den betreffenden Stellen anfordern. Damit dir hierzu genügend Zeit bleibt, solltest du in jedem Fall einen Puffer einplanen.

Belege kategorisieren

Sortiere die einzelnen Belege nach Themen. Typische Kategorien können in diesem Fall zum Beispiel „Einkünfte“, „Versicherungen“, „Sonderausgaben“ und „haushaltsnahe Dienstleistungen“ sein. So sorgst du dafür, dass eine praktische Übersicht gewährleistet bleibt.

Überprüfung

Stelle sicher, dass alle Belege gut lesbar sind. Ansonsten ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass entweder dein Steuerberater oder das Finanzamt Rückfragen stellt. Bewirtungsbelege sollten zum Beispiel immer sauber ausgefüllt sein.

Fragen beantworten

Beantworte Fragen, von denen du ohnehin schon weißt, dass sie gestellt werden, im Voraus. Dies gilt zum Beispiel, wenn sich dein Familienstand geändert hat (lege die Heiratsurkunde bei) oder wenn sich neue außergewöhnliche Belastungen ergeben haben, die in den Vorjahren nicht relevant waren.

Dokumente digital ablegen

Organisiere deine Ablage. Viele Steuerberater arbeiten heute digital. Daher ist es sinnvoll, wenn du deine Dokumente gut strukturiert in digitalen (und entsprechend beschrifteten Ordnern) ablegst. Für Papierunterlagen gilt dasselbe. Je besser alles strukturiert ist, desto besser finden sich unbeteiligte Dritte zurecht und desto unkomplizierter entsteht am Ende auch dein Jahresabschluss.
Viele Informationen zum Thema „Steuern“ findest du auch auf den Seiten der Bundessteuerberaterkammer. Hier kannst du unter anderem Änderungen zum Steuerrecht nachlesen und dich über die Steuerberatervergütungsordnung und damit über die Steuerberater-Kosten, mit denen du kalkulieren solltest, informieren.
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Dein Steuerberater erstellt deine Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuererklärungen – pünktlich und mit zuverlässigem Fristenmanagement.

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Ob Agentur, E-Commerce oder SaaS: Du profitierst von einer Buchführung, die sich an den Besonderheiten deiner Branche orientiert.

3. Finanzielle Klarheit durch Reporting

Individuelle Dashboards liefern dir regelmäßig Einblicke in Gewinn, Liquidität und Investitionsspielräume – für fundierte Entscheidungen.

4. Strategische Steuergestaltung

Nutze Vorteile wie § 7g EStG, prüfe deine Rechtsform oder plane Rücklagen – gemeinsam mit einem steuerlich versierten Sparringspartner.

5. Proaktive Hinweise & Monitoring

Warnungen bei Budgetabweichungen, neue Gesetzesinfos oder Vorauszahlungsfristen – dein Steuerberater hat alles im Blick.

6. Begleitung bei Betriebsprüfungen

Im Fall der Fälle stehst du nicht allein da: Dein Steuerberater übernimmt die Vorbereitung, Kommunikation und Einspruchsführung.

Die Integral Leistungen im Überblick

Egal, ob Startup oder etabliertes Unternehmen – mit Integral bekommst du über unsere Partner-Steuerberater einen Steuerberater-Service, der Buchhaltung, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse abdeckt.

Lohnbuchhaltung

Jahresabschluss & Steuererklärung

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Vorteile eines Steuerberaters: Warum sich die Beauftragung lohnt

Es gibt viele Gründe, die dafürsprechen, einen Steuerberater zu beauftragen. Und fest steht, dass dir dein Steuerberater nicht „nur“ dabei helfen kann, deine Steuererklärung zu erstellen – auch wenn es sich hierbei um eine der Aufgaben handelt, die besonders oft ausgelagert werden.

Die folgenden Vorteile dürften die meisten, die mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, besonders überzeugen:

·        Steuerberater verfügen über das Know-how, das es braucht, um alle steuerlichen Themen korrekt abzuarbeiten. Sie kennen die aktuellen Gesetze und wissen, was sich zu welchem Zeitpunkt geändert hat.

·        Bei der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater kannst du das Einsparpotenzial, das dir zur Verfügung steht, optimal nutzen. Die Experten zeigen dir auf, wie du deine Steuer optimieren (und somit auch deinen Geschäftserfolg verbessern) kannst.

·        Mit einem Steuerberater an deiner Seite sparst du Zeit. Du kannst dich auf dein Tagesgeschäft konzentrieren, während er sich um den Rest kümmert. Vor allem, wenn dein Geschäft wächst und du vielleicht irgendwann nicht mehr Kleinunternehmer bist, handelt es sich hierbei um eine enorme Erleichterung. Immerhin wird die Buchhaltung im Laufe der Zeit oft komplexer.

·        Viele, die mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, fühlen sich – egal, ob als Geschäftsführer einer GmbH oder einer UG oder als Selbstständiger – oft sicherer. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob sie „Beleg XY“ richtig gebucht oder die aktuelle Pauschale berücksichtigt haben. Ein Steuerberater hält dir somit auch in rechtlicher Hinsicht den Rücken frei.

·        Ein Steuerberater erinnert dich auf Wunsch auch an Fristen, die es mit Hinblick auf Voraus- und Nachzahlungen einzuhalten gilt. Wer hier die festgesetzten Stichtage verpasst, muss oft Säumniszuschläge zahlen. Genau das kannst du mit einem Experten an deiner Seite vermeiden.

·        Steuerberater können dich nicht nur in Bezug auf deine Steuererklärung, sondern auch im „ganz normalen Alltag“ entlasten. Sie übernehmen auf Wunsch die laufende Buchhaltung und die Lohnabrechnung (falls du Mitarbeiter beschäftigst) und kümmern sich um deine Umsatzsteuervoranmeldungen. Was du genau abgibst und worum du dich kümmerst, legst du selbst fest.

Die obige Auflistung zeigt, dass sich die Beauftragung eines Steuerberaters nicht nur mit Hinblick auf reibungslose Abläufe im Zusammenhang mit deiner Steuer lohnen kann. Mit einem Experten an deiner Seite kannst du Zeit, Mühe und letztendlich auch Nerven sparen.

Ab wann es sich lohnt, sich unterstützen zu lassen, ist von mehreren Faktoren abhängig. Die meisten Selbstständigen dürften vor allem dann über die Beauftragung eines Steuerberaters nachdenken, wenn die Abläufe, zum Beispiel aufgrund mehrerer Einkunftsarten oder durch das Einstellen von Mitarbeitern, komplexer werden. Gegebenenfalls lohnt es sich dann auch, den Steuerberater zu wechseln.
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Bereit für deine Steuererklärung?

Unabhängig davon, ob du Angestellter bist, Mieteinnahmen generierst, selbstständig oder als Kleinunternehmer arbeitest: Mit der richtigen Vorbereitung und einer effektiven Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater kannst du dir deinen Alltag erleichtern. Wenn du deine Unterlagen im Vorfeld sortierst und vollständig einreichst, kannst du Zeit sparen und Rückfragen vermeiden.

Die oben genannten Hinweise liefern dir einige wichtige Tipps, wenn es darum geht, die Basis für deine Steuererklärung zu schaffen und eventuelle steuerliche Vorteile auszuschöpfen.

Und solltest du keine Zeit oder Lust haben, dich selbst mit deiner Steuererklärung auseinanderzusetzen, solltest du mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Dieser hilft dir dabei, rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, und unterstützt dich, wenn es darum geht, Ordnung in Rechnungen, Quittungen und Co. zu bringen.

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FAQ - Was braucht der Steuerberater für die Steuererklärung?

Was benötige ich für die Steuererklärung?

Welche Unterlagen der Steuerberater für deine Steuererklärung braucht, ist von deiner individuellen Situation abhängig. Im Allgemeinen werden so gut wie immer Dokumente rund um deine Einkünfte, Versicherungen, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen relevant. Wenn du selbstständig bist, reichst du zudem Belege über deine Betriebseinnahmen und -ausgaben ein. Am besten sprichst du deinen Steuerberater an, damit du am Ende auch deine steuerlichen Vorteile optimal nutzen kannst.

Was braucht der Steuerberater für die private Steuererklärung von Arbeitnehmern?

Für den Lohnsteuerjahresausgleich braucht dein Steuerberater unter anderem die Lohnsteuerbescheinigung, Versicherungsnachweise, Spendenquittungen, Belege über außergewöhnliche Belastungen und Unterlagen zu Werbungskosten und haushaltsnahen Dienstleistungen. Zudem benötigt er die aktuellen Angaben zu Kindern, Kirchensteuer und deiner Adresse.

Wie bereite ich meine Steuerunterlagen vor?

Als Erstes sortierst du deine Belege nach verschiedenen Kategorien, zum Beispiel „Einkommen“, „Versicherungen“ usw. Alles sollte vollständig und gut lesbar sein. Wenn du Fragen hast (oder Fragen vorbeugen möchtest), kannst du die entsprechenden Überlegungen bzw. Informationen auch in einem separaten Dokument vermerken. Achte – egal ob bei Papier- oder Digitalbelegen – immer auf eine nachvollziehbare Struktur.

Warum lohnt sich ein Steuerberater für die Steuererklärung?

Die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater für die Steuererklärung lohnt sich unter anderem, weil die Experten genau über steuerliche Vorteile und die aktuelle Gesetzgebung informiert sind. So kannst du unter anderem auch eventuelle Sparpotenziale optimal ausschöpfen. Zudem sparst du durch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater Zeit. Er übernimmt für dich auf Wunsch auch die Kommunikation mit dem Finanzamt.

Wie lange braucht der Steuerberater für die Steuererklärung?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Zeit, die dein Steuerberater braucht, ist vor allem vom Umfang und von deiner Vorbereitung abhängig. Wenn alles vorliegt und keine Rückfragen auftauchen, dürfte die Steuererklärung binnen weniger Wochen fertiggestellt sein. Je komplexer der individuelle Fall ist, desto mehr Zeit solltest du einplanen. Frage am besten deinen Steuerberater, zu wann er die Unterlagen spätestens braucht, um in jedem Fall pünktlich fertig zu werden.

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