Was braucht der Steuerberater für die Steuererklärung? (Checkliste)
Damit Ihr Steuerberater Ihre Steuererklärung korrekt erstellen kann, braucht er bestimmte Unterlagen. Diese sollten Sie vollständig und pünktlich zur Verfügung stellen. Welche Dokumente Sie für die Steuererklärung genau einreichen, hängt unter anderem davon ab, ob Sie als Mitarbeiter in einem Unternehmen angestellt sind, Vermieter, Kleinunternehmer oder selbstständig sind.
In jedem Fall gilt: Je besser Sie Ihre Unterlagen für die Steuererklärung strukturieren und je akribischer Sie auf Vollständigkeit achten, desto effizienter kann Ihr Steuerberater arbeiten. Immerhin nutzt er die Dokumente für seine Auswertung. Mit der richtigen Vorgehensweise können Sie dementsprechend Zeit und Geld sparen und zudem Rückfragen vorbeugen.
Hier erfahren Sie, welche Steuerunterlagen Sie brauchen, und erhalten gleichzeitig eine praktische Checkliste für die Steuererklärung.
Die technische Plattform wird von der Integral Services GmbH betrieben. Sämtliche Vorbehaltsaufgaben werden von der Integral Tax GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erbracht.
Die wichtigsten Punkte in Kürze
Strukturierte Vorbereitung
Eine gute Organisation spart Zeit, Mühe und Geld – und erleichtert Ihrem Steuerberater die Arbeit.
Pflichtdokumente kennen
Unabhängig von Ihrem Status – angestellt oder selbstständig – gibt es Unterlagen, die jede Steuererklärung enthalten sollte.
Abläufe abstimmen
Manche Steuerberater arbeiten mit festen Prozessen. Kläre früh, wie Sie ihn am besten unterstützen können.
Mehr Aufwand für Selbstständige
Kleinunternehmer und Geschäftsführer müssen in der Regel mehr einreichen als Privatpersonen. Eine saubere Belegorganisation hilft.
Rechtliche Sicherheit
Ein Steuerberater sorgt dafür, dass alle Vorschriften eingehalten werden – und kennt sich mit Pauschalen und Optimierungen aus.
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Welche Unterlagen braucht jeder für die Steuererklärung?
Unabhängig davon, ob Sie angestellt oder selbstständig sind, und egal, welche Einkommensart bei Ihnen relevant ist: Es gibt ein paar Unterlagen, die in jeder Steuererklärung enthalten sein müssen.
Unterlagen Steuererklärung:
- Versicherungsnachweise:
Sie zeigen auf, wie hoch die Beiträge sind, die Sie für Ihre Kranken-, Pflege-, Haftpflicht- oder Unfallversicherung zahlen. Diese Ausgaben können Sie in Ihrer Steuererklärung geltend machen.
- Belege rund um Sonderausgaben:
Zu den klassischen Sonderausgaben gehören Spenden, Kirchensteuer und Beiträge für die Altersvorsorge.
- Dokumente zu Ihren außergewöhnlichen Belastungen:
Außergewöhnliche Belastungen sind zum Beispiel Krankheits- und Pflegekosten oder Unterhaltszahlungen.
- Rechnungen für haushaltsnahe Dienstleistungen/ Handwerkerleistungen:
Auch diese Beträge können Sie teilweise von der Steuer absetzen. Ein typisches Beispiel für eine haushaltsnahe Dienstleistung ist zum Beispiel Katzensitting, wenn die betreuende Person die Leistung in Ihrer Wohnung ausführt.
Achten Sie bei allen Unterlagen in jedem Fall auf eine gut nachvollziehbare Struktur. So vermeiden Sie Rückfragen und sorgen von Anfang an für Transparenz.
Die Steuererklärung: Welche Unterlagen braucht der Steuerberater?
Die Unterlagen, die Ihr Steuerberater für die Steuererklärung braucht, sind von der jeweils vorherrschenden Einkunftsart und von der Frage, ob Sie selbstständig bzw. als Kleinunternehmer arbeiten oder als Privatperson eine Steuererklärung erstellen lassen möchten, abhängig. Ziel sollte es immer sein, den Aufwand, den Ihr Steuerberater mit dem Erstellen Ihrer Steuererklärung hat, so gering wie möglich zu halten. Das bedeutet, dass er sich in Ihrer Dokumentensammlung gut zurechtfinden sollte.
In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, was Ihr Steuerberater für die Steuererklärung braucht. Wenn Sie unsicher sind, sollten Sie sich in jedem Fall an ihn wenden und kurz Rücksprache halten. Dies gilt auch in Bezug darauf, wie Sie die entsprechenden Daten aufbereiten. Viele Steuerberater haben hier im Laufe der Zeit ein individuelles System entwickelt. Sollten Sie Ihrem alten Steuerberater gekündigt haben, kann es sein, dass beim neuen andere Vorgaben beachtet werden müssen.
Privatpersonen: Unterlagen für Angestellte und Vermieter
Wenn Sie Ihre Steuerunterlagen als Privatperson einreichen, dreht sich vieles um Einkommensnachweise und Ausgabenbelege. Eines der wichtigsten Dokumente für Angestellte ist die Lohnsteuerbescheinigung. Hier sind Angaben zu Ihrem Gehalt, den Steuerabzügen und den Sozialversicherungsabgaben enthalten.
Zudem müssen Angestellte Nachweise über ihre Versicherungen, eventuelle Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen bringen, wenn sie die jeweiligen Beträge geltend machen möchten
.Wenn Sie Vermieter sind, sollten Sie zudem Mietverträge, vollständige Übersichten zu Ihren Mieteinnahmen, Belege zu den erstellten Nebenkostenabrechnungen und Rechnungen zu Renovierungen, Reparaturen und der Hausverwaltung vorlegen. Zudem müssen – falls das in Ihrem Fall relevant ist – auch Darlehensverträge und die dazugehörigen Zinsbescheinigungen eingereicht werden.
Selbstständige und Kleinunternehmer: Spezifische Dokumente
In den meisten Fällen sind die Steuererklärungen, die Selbstständige bzw. Kleinunternehmer abgeben müssen, umfangreicher als die von Privatpersonen. Unter anderem, weil hier eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) oder eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden muss. Letztere ist bei bilanzierungspflichtigen Betrieben verpflichtend.
Zudem müssen Sie als Selbstständiger bzw. als Kleinunternehmer alle Rechnungen, Quittungen, Kassenbücher und Kontoauszüge sammeln und ordnen.
Weitere spezifische Steuerunterlagen, die hierbei relevant werden können, sind:
- Nachweise über Ihre betrieblichen Ausgaben, wie zum Beispiel rund um Kosten für Büromaterial, die Büromiete, Fortbildungen, Fahrzeuge usw.
- Verträge, die Sie mit Ihren Geschäftspartnern geschlossen haben
- (für den Fall, dass Sie Mitarbeiter beschäftigen) Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und eventuell Meldungen an die Berufsgenossenschaft
Wenn alles gut aufbereitet wurde und vollständig zur Verfügung steht, müssen weder Ihr Steuerberater noch das Finanzamt am Ende viele Fragen stellen.
Checkliste für deine Steuererklärung: Umfassende Vorbereitung für den Steuerberater
Die folgende Checkliste für die Steuererklärung hilft Ihnen dabei, Rückfragen zu vermeiden, die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater zu verbessern und Ihre steuerlichen Möglichkeiten optimal zu nutzen – unabhängig davon, ob Sie Ihre Steuererklärung als Privatperson, als Vermieter, Selbstständiger oder Kleinunternehmer abgeben.
Organisieren Sie Ihre Ablage. Viele Steuerberater arbeiten heute digital. Daher ist es sinnvoll, wenn Sie Ihre Dokumente gut strukturiert in digitalen (und entsprechend beschrifteten Ordnern) ablegen. Für Papierunterlagen gilt dasselbe. Je besser alles strukturiert ist, desto besser finden sich unbeteiligte Dritte zurecht und desto unkomplizierter entsteht am Ende auch Ihr Jahresabschluss.
Viele Informationen zum Thema „Steuern“ finden Sie auch auf den Seiten der Bundessteuerberaterkammer. Hier können Sie unter anderem Änderungen zum Steuerrecht nachlesen und sich über die Steuerberatervergütungsordnung und damit über die Steuerberater-Kosten, mit denen Sie kalkulieren sollten, informieren.
Welche Leistungen Ihnen echte Vorteile bringen
Steuererklärungen & Fristen im Griff
Ihr Steuerberater erstellt Ihre Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuererklärungen – pünktlich und mit zuverlässigem Fristenmanagement.
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Ob Agentur, E-Commerce oder SaaS: Sie profitieren von einer Buchführung, die sich an den Besonderheiten Ihrer Branche orientiert.
Finanzielle Klarheit durch Reporting
Individuelle Dashboards liefern Ihnen regelmäßig Einblicke in Gewinn, Liquidität und Investitionsspielräume – für fundierte Entscheidungen.
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Nutzen Sie Vorteile wie § 7g EStG, prüfen Sie Ihre Rechtsform oder planen Sie Rücklagen – gemeinsam mit einem steuerlich versierten Sparringspartner.
Proaktive Hinweise & Monitoring
Warnungen bei Budgetabweichungen, neue Gesetzesinfos oder Vorauszahlungsfristen – Ihr Steuerberater hat alles im Blick.
Begleitung bei Betriebsprüfungen
Im Fall der Fälle stehen Sie nicht allein da: Ihr Steuerberater übernimmt die Vorbereitung, Kommunikation und Einspruchsführung.
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Vorteile eines Steuerberaters: Warum sich die Beauftragung lohnt
Es gibt viele Gründe, die dafür sprechen, einen Steuerberater zu beauftragen. Fest steht außerdem, dass Ihr Steuerberater Ihnen nicht „nur“ dabei helfen kann, Ihre Steuererklärung zu erstellen – auch wenn es sich hierbei um eine der Aufgaben handelt, die besonders oft ausgelagert werden.
Die folgenden Vorteile dürften die meisten, die mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, besonders überzeugen:
- Steuerberater verfügen über das Know-how, das es braucht, um alle steuerlichen Themen korrekt abzuarbeiten. Sie kennen die aktuellen Gesetze und wissen, was sich zu welchem Zeitpunkt geändert hat.
- Bei der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater können Sie das Einsparpotenzial, das Ihnen zur Verfügung steht, optimal nutzen. Die Experten zeigen Ihnen auf, wie Sie Ihre Steuer optimieren (und somit auch Ihren Geschäftserfolg verbessern) können.
- Mit einem Steuerberater an Ihrer Seite sparen Sie Zeit. Sie können sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren, während er sich um den Rest kümmert. Vor allem, wenn Ihr Geschäft wächst und Sie vielleicht irgendwann nicht mehr Kleinunternehmer sind, handelt es sich hierbei um eine enorme Erleichterung. Immerhin wird die Buchhaltung im Laufe der Zeit oft komplexer.
- Viele, die mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, fühlen sich – egal, ob als Geschäftsführer einer GmbH oder einer UG oder als Selbstständiger – oft sicherer. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob sie „Beleg XY“ richtig gebucht oder die aktuelle Pauschale berücksichtigt haben. Ein Steuerberater hält Ihnen somit auch in rechtlicher Hinsicht den Rücken frei.
- Ein Steuerberater erinnert Sie auf Wunsch auch an Fristen, die es mit Hinblick auf Voraus- und Nachzahlungen einzuhalten gilt. Wer hier die festgesetzten Stichtage verpasst, muss oft Säumniszuschläge zahlen. Genau das können Sie mit einem Experten an Ihrer Seite vermeiden.
- Steuerberater können Sie nicht nur in Bezug auf Ihre Steuererklärung, sondern auch im „ganz normalen Alltag“ entlasten. Sie übernehmen auf Wunsch die laufende Buchhaltung und die Lohnabrechnung (falls Sie Mitarbeiter beschäftigen) und kümmern sich um Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen. Was Sie genau abgeben und worum Sie sich kümmern, legen Sie selbst fest.
Die obige Auflistung zeigt, dass sich die Beauftragung eines Steuerberaters nicht nur mit Hinblick auf reibungslose Abläufe im Zusammenhang mit Ihrer Steuer lohnen kann. Mit einem Experten an Ihrer Seite können Sie Zeit, Mühe und letztendlich auch Nerven sparen.
Ab wann es sich lohnt, sich unterstützen zu lassen, ist von mehreren Faktoren abhängig. Die meisten Selbstständigen dürften vor allem dann über die Beauftragung eines Steuerberaters nachdenken, wenn die Abläufe, zum Beispiel aufgrund mehrerer Einkunftsarten oder durch das Einstellen von Mitarbeitern, komplexer werden. Gegebenenfalls lohnt es sich dann auch, den Steuerberater zu wechseln.
Bereit für Ihre Steuererklärung?
Unabhängig davon, ob Sie Angestellter sind, Mieteinnahmen generieren, selbstständig oder als Kleinunternehmer arbeiten: Mit der richtigen Vorbereitung und einer effektiven Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater können Sie sich Ihren Alltag erleichtern. Wenn Sie Ihre Unterlagen im Vorfeld sortieren und vollständig einreichen, können Sie Zeit sparen und Rückfragen vermeiden.
Die oben genannten Hinweise liefern Ihnen einige wichtige Tipps, wenn es darum geht, die Basis für Ihre Steuererklärung zu schaffen und eventuelle steuerliche Vorteile auszuschöpfen.
Und sollten Sie keine Zeit oder Lust haben, sich selbst mit Ihrer Steuererklärung auseinanderzusetzen, sollten Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Dieser hilft Ihnen dabei, rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, und unterstützt Sie, wenn es darum geht, Ordnung in Rechnungen, Quittungen und Co. zu bringen.
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Häufig gestellte Fragen: Was braucht der Steuerberater für die Steuererklärung?
Welche Unterlagen der Steuerberater für Ihre Steuererklärung braucht, ist von Ihrer individuellen Situation abhängig. Im Allgemeinen werden so gut wie immer Dokumente rund um Ihre Einkünfte, Versicherungen, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen relevant. Wenn Sie selbstständig sind, reichen Sie zudem Belege über Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben ein. Am besten sprechen Sie Ihren Steuerberater an, damit Sie am Ende auch Ihre steuerlichen Vorteile optimal nutzen können.
Für den Lohnsteuerjahresausgleich braucht Ihr Steuerberater unter anderem die Lohnsteuerbescheinigung, Versicherungsnachweise, Spendenquittungen, Belege über außergewöhnliche Belastungen und Unterlagen zu Werbungskosten und haushaltsnahen Dienstleistungen. Zudem benötigt er die aktuellen Angaben zu Kindern, Kirchensteuer und Ihrer Adresse.
Als Erstes sortieren Sie Ihre Belege nach verschiedenen Kategorien, zum Beispiel „Einkommen“, „Versicherungen“ usw. Alles sollte vollständig und gut lesbar sein. Wenn Sie Fragen haben (oder Fragen vorbeugen möchten), können Sie die entsprechenden Überlegungen bzw. Informationen auch in einem separaten Dokument vermerken. Achten Sie – egal ob bei Papier- oder Digitalbelegen – immer auf eine nachvollziehbare Struktur.
Die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater für die Steuererklärung lohnt sich unter anderem, weil die Experten genau über steuerliche Vorteile und die aktuelle Gesetzgebung informiert sind. So können Sie unter anderem auch eventuelle Sparpotenziale optimal ausschöpfen. Zudem sparen Sie durch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater Zeit. Er übernimmt für Sie auf Wunsch auch die Kommunikation mit dem Finanzamt.
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Zeit, die Ihr Steuerberater braucht, ist vor allem vom Umfang und von Ihrer Vorbereitung abhängig. Wenn alles vorliegt und keine Rückfragen auftauchen, dürfte die Steuererklärung binnen weniger Wochen fertiggestellt sein. Je komplexer der individuelle Fall ist, desto mehr Zeit sollten Sie einplanen. Fragen Sie am besten Ihren Steuerberater, zu wann er die Unterlagen spätestens braucht, um in jedem Fall pünktlich fertig zu werden.
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