Wo die Grenzen der KI in der Buchhaltung liegen
So hilfreich KI in der Buchhaltung auch ist, ganz ohne menschliche Kontrolle funktioniert sie nicht. Zwar automatisieren Systeme Routineaufgaben zuverlässig, sie stoßen jedoch an ihre Grenzen, sobald Sonderfälle oder unklare Buchungssituationen auftreten.
Beispiele dafür sind gemischte Belege, unregelmäßige Geschäftsvorfälle oder fehlende Zuordnungen bei neuen Lieferanten. In solchen Fällen schlägt die Software eine Buchung vor, die du anschließend prüfen und freigeben kannst. Die Automatisierung der Buchhaltung soll dich also unterstützen, nicht ersetzen.
Damit alle Änderungen nachvollziehbar bleiben, arbeiten moderne Systeme mit sogenannten Audit-Trails. Jede Freigabe, Korrektur oder Anpassung wird automatisch protokolliert. Das ist wichtig für die GoBD-Konformität und für spätere Betriebsprüfungen.
Auch wenn KI lernfähig ist, bleibt menschliches Fachwissen entscheidend. Nur du oder dein Steuerberater könnt beurteilen, ob eine Buchung fachlich korrekt ist oder eine Ausnahmebehandlung erforderlich ist.
Die besten Softwarelösungen für automatisierte Buchhaltung: Tools in der Übersicht
Mittlerweile gibt es verschiedene Anbieter, die sich auf die Automatisierung der Buchhaltung spezialisiert haben. Sie unterscheiden sich in Bezug auf den Preis, die gebotenen Funktionen und die Nutzung voneinander. In den folgenden Abschnitten findest du einige der bekanntesten Anbieter einander gegenübergestellt.
Integral
Mit Integral kannst du deine komplette Buchhaltung automatisieren. Du hast die Möglichkeit, dein Geschäftskonto mit deiner Buchhaltung zu verbinden. Zudem profitierst du von den folgenden Funktionen:
- eine automatische Erkennung von Transaktionen
- die Zuordnung von Belegen in verschiedene Kategorien
- eine DSGVO-konforme Verarbeitung deiner Daten
- eine digitale Archivierung
- Auswertungen in Echtzeit
eine direkte Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater, ohne dass du eine zusätzliche Software brauchst.
Qonto
Damit du deine Buchhaltung mit Qonto automatisieren kannst, stellst du zuerst eine Verbindung zu deinem Geschäftskonto her. Dann kannst du:
- Belege scannen
- Rechnungen erstellen
- Zahlungen und Forderungen abgleichen
- alle Vorgaben der GoBD einhalten.
Das System verfügt über eine integrierte DATEV-Schnittstelle und Verbindungsoptionen zu verschiedenen Tools wie sevDesk oder Lexware. Alle Daten werden automatisch in die Buchhaltung übertragen. Danach werden die Belege sicher archiviert. Zudem erinnert Qonto dein Team an fehlende Belege und verknüpft Transaktionen mit Dokumenten.
DATEV
DATEV gehört in Bezug auf das Thema Buchhaltung seit vielen Jahren in zahlreichen Unternehmen zum Standard. Bei der Software treffen eine rechtssichere Finanzbuchhaltung und digitale Workflows aufeinander.
Zu den Funktionen gehören unter anderem:
- digitale Belegbuchungen
- automatisierte Buchungsvorschläge
- Mahnwesen
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen
- eine direkte DATEV-Cloud-Anbindung.
Du kannst die DATEV Funktionen entweder lokal installiert oder über eine Cloud nutzen und dich über die integrierte Schnittstelle mit deinem Steuerberater austauschen.
BuchhaltungsButler
Die cloudbasierte Buchhaltungssoftware von BuchhaltungsButler richtet sich vor allem an kleinere Unternehmen und an Freiberufler:innen. Mit ihrer Hilfe lassen sich alle Abläufe, die im Rahmen der Buchführung relevant werden, automatisieren – von der Belegerfassung bis zum Monatsabschluss.
Die Funktionen umfassen unter anderem:
- intelligente Workflows
- festzulegende Regeln
- Sammelaktionen
- eine automatische Belegerkennung
- Vorkontierungen
- eine Zuordnung von Transaktionen
- Auswertungen in Echtzeit.
sevDesk
Die Lösung von sevDesk richtet sich vor allem an Selbstständige, Freiberufler:innen und kleinere Unternehmen. Die Nutzeroberfläche ist weitestgehend selbsterklärend.
Hier kannst du:
- Belege fotografieren und hochladen
- Angebote und E-Rechnungen erstellen
- dich zwischen verschiedenen Buchungskategorien entscheiden, die die KI für dich vorschlägt.
Über die Verbindung zum Online-Banking werden Zahlungen automatisch erkannt und zugeordnet. Du kannst die Software sowohl für die Erstellung einer EÜR als auch für die Doppelte Buchführung nutzen.
Automatisierung implementieren: Worauf sollte man achten?
Wenn du die Vorteile, die eine Automatisierung deiner Buchhaltung mit sich bringen kann, nutzen möchtest, ist es im ersten Schritt wichtig, dich zu fragen, wo du gerade stehst.
Definiere für dich, wie du vorgehen möchtest und erstelle dir einen Plan, der dir dabei hilft, deine Buchhaltung zu optimieren.
Ist-Analyse und Zieldefinition
Dokumentiere, welche Arbeitsschritte in deiner Buchhaltung gerade manuell ausgeführt werden und überlege dir, welche Bereiche du automatisieren willst. Setze dir messbare Ziele, wie zum Beispiel „Ich möchte in die monatliche Buchhaltung meiner GmbH nicht mehr als fünf Stunden investieren!“, oder „Ich möchte die gesamte Buchhaltung meiner UG automatisieren und an meinen Steuerberater outsourcen.“
Tool-Auswahl und Testphase der Software
Entscheide dich für eine Software, die alle Anforderungen der GoBD erfüllt, über praktische Schnittstellen und KI-Funktionen verfügt, das Erstellen und Buchen von E-Rechnungen ermöglicht und zu deinem festgesetzten Budget passt. Wenn du die Software vorher testen kannst, siehst du schnell, ob sie sich in dein bestehendes System integrieren lässt. Achte zudem darauf, dass ausreichend Mitarbeiterzugänge vorhanden sind.
Natürlich sind auch die Kosten relevant, die das neue System verursachen wird. In diesem Zusammenhang sind die Kosten pro Nutzer und Monat sowie die Lizenzgebühren besonders wichtig. Für mehr Klarheit kannst du die ROI-Technik nutzen. Das bedeutet:
Zeitersparnis geteilt durch KI x Stundensatz
Mit dieser Formel errechnest du den monetären Nutzen. Achte aber gleichzeitig auch auf eventuelle versteckte Kosten, wie zum Beispiel das Onboarding der Mitarbeiter, die Migration der bestehenden Daten und eventuelle Add-ons, die für die Nutzung bestimmter Funktionen relevant werden können.
Einrichtung und Rollenverteilung
Damit deine Mitarbeiter und dein Steuerberater mit dem Tool arbeiten können, müssen Zugänge verteilt und Rollen zugewiesen werden. Lege fest, wer über welche Rechte verfügt. Über Kategorie-Regeln bestimmst du, wie die einzelnen Belege zugeordnet werden.
Schulung und Einführung
Während der Einführung des neuen Systems sollte das alte Tool über einen Zeitraum von etwa zwei bis vier Wochen parallel mitlaufen. Führe die neue Software Schritt für Schritt ein, nutze die Vorteile eines modernen Change Managements und sorge mit Schulungen dafür, dass deine Mitarbeiter genau wissen, wie sie die Funktionen nutzen. Erst, wenn alle mit dem neuen System vertraut sind, solltest du komplett umstellen. Zunächst wird ein Pilotbereich ausgewählt, in dem die KI-Lösung getestet wird. Danach werden die einzelnen Schritte mit Verantwortlichkeiten nach dem RACI-Prinzip definiert. Hier werden Fragen, wie:
· Wer ist verantwortlich?
· Wer muss zustimmen?
· Wer wird informiert?
· Wer kann gegebenenfalls unterstützen?
gestellt. Gleichzeitig solltest du Timings für jeden Prozessschritt festlegen und so die Basis für einen strukturierten Ablauf schaffen. Achte auch auf sogenannte „Quick Wins“, also auf Optimierungen, die du kurzfristig umsetzen kannst.
Monitoring und Optimierung
Auch im laufenden Betrieb ist es wichtig, die Buchungsvorschläge regelmäßig zu kontrollieren und die Regeln anzupassen. Schließe dich am besten auch mit deinem Steuerberater kurz, um Feedback zum neuen System einzuholen.
Deine Buchhaltung im Wandel – wie Automatisierung jetzt den Unterschied macht
Mit diesen Schritten hast du einen klaren Fahrplan. Doch warum lohnt sich der Aufwand gerade jetzt besonders? Die Digitalisierung verändert das Rechnungswesen spürbar. Laut einer aktuellen Studie von KPMG setzen unter 261 Finanzverantwortlichen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz bereits 56 % der Unternehmen auf Cloud-Lösungen, 28 % auf lernende KI-Systeme in der Buchhaltung. Fast die Hälfte berichtet von messbarer Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse und der durchschnittliche ROI liegt bei über 40 %.
Diese Zahlen zeigen: Wer seine Buchhaltung automatisiert, gewinnt nicht nur Effizienz, sondern auch Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit. Automatisierte Systeme reduzieren Fehler um bis zu 95 %, beschleunigen Abläufe und schaffen Freiräume für strategische Aufgaben – ein klarer Vorteil für wachsende Unternehmen, Selbstständige und Gründer:innen.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die eigenen Buchhaltungsprozesse zu modernisieren. Die E-Rechnungspflicht ab 2025 und der zunehmende Einsatz von KI sind keine Hürde, sondern eine Chance, Strukturen zu vereinfachen und zukunftssicher zu gestalten. Die Frage ist nicht mehr ob, sondern wie du startest – und mit wem an deiner Seite.
Buchhaltung automatisieren und steuerlich sorgenfrei wachsen – jetzt Integral kennenlernen!
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