Buchhaltung outsourcen: Vorteile, Kosten und Alternativen

Eine externe Buchhaltung hilft Verantwortlichen dabei, Zeit zu sparen. Anstatt Rechnungen bei Eingang selbst verbuchen zu müssen, werden die entsprechenden Dokumente zum Beispiel einfach auf digitalem Weg an den Steuerberater weitergeleitet. Dieser kümmert sich dann um alles Weitere, einschließlich der korrekten Meldung der Umsatzsteuer am Ende des jeweiligen Zeitraums.

Es gibt jedoch noch weitere Gründe, sich mit der Frage „Sollte ich meine Buchhaltung outsourcen?“ auseinanderzusetzen. Wer die Zusammenarbeit mit einer externen Buchhaltung wählt, profitiert unter anderem von:
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·        mehr Sicherheit und dem guten Gefühl, alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Denn: Das Steuerrecht und die Pflichten, die mit der Buchführung verbunden sind, ändern sich kontinuierlich. Hier ist es wichtig, immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben, Fristen einzuhalten und Vorgaben zu erfüllen. So kann das Risiko von Fehlern und Nachzahlungen, die im Rahmen von Betriebsprüfungen festgelegt werden, reduziert werden.

·        transparenter Planungssicherheit. Regelmäßige Auswertungen, wie die BWA, aber auch vollständige und korrekte Jahresabschlüsse sorgen dafür, dass du dir einen besseren Überblick über Einnahmen, Ausgaben und die Liquidität deines Unternehmens verschaffen kannst. So kannst du fundiertere Entscheidungen treffen.

·        weniger Stress im Alltag. Wenn du deine Buchhaltung auslagerst, musst du dich nicht mehr um Belege, Umsatzsteuervoranmeldungen und Kassenbuch kümmern. Das schafft Freiraum für dein Business.

Und übrigens: Wer seine Buchhaltung outsourcen möchte, sollte sich gut überlegen, wie viel er abgeben will. Wenn du eine GmbH oder UG leitest, hast du meist andere Ansprüche als ein Kleinunternehmer. Entscheide dich am besten für einen Steuerberater, der mit deinem Unternehmen mitwachsen kann.

Wer seine Buchhaltung über externe Dienstleister abwickeln lässt, profitiert von spürbarer Zeitersparnis und kann sich stärker auf das Kerngeschäft konzentrieren. Gleichzeitig entstehen aber zusätzliche Kosten, die eingeplant werden müssen. Lässt du deine Buchhaltung extern erledigen, gewinnst du Flexibilität, besonders, wenn du dich für eine digitale Steuerberatung entscheidest.
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Allerdings bringt diese Lösung auch Abhängigkeiten bei Verfügbarkeit und Kommunikation mit sich. Um die richtige Entscheidung zu treffen, solltest du dir die Vor- und Nachteile genau ansehen. Die folgende Tabelle zeigt dir die wichtigsten Punkte im Überblick:

Wenn du für dich beschlossen hast, deine Buchhaltung outzusourcen, solltest du strukturiert vorgehen. So sorgst du von Beginn an für reibungslose Abläufe. Die folgende Anleitung hilft dir dabei, keine wichtigen Details zu vergessen:

Welche Option besser passt, hängt von deinen Bedürfnissen ab. Du kannst deine Buchhaltung lokal erledigen lassen, zum Beispiel durch einen Steuerberater in Berlin, oder dich für einen digitalen Anbieter entscheiden. Die folgende Tabelle gibt dir einen Überblick über die jeweiligen Vor- und Nachteile:

Bevor du deine Buchhaltung an einen bestimmten Dienstleister auslagerst, solltest du Preise und Leistungen vergleichen. Wie hoch die Kosten für deine externe Buchhaltung sind, ist unter anderem vom Umfang der übertragenen Leistungen, der Unternehmensgröße und der Abrechnungsweise abhängig. Grundsätzlich sind Steuerberater in Deutschland an die Steuerberatervergütungsverordnung gebunden. Diese gibt vor, wie die verschiedenen Leistungen abgerechnet werden dürfen, zum Beispiel nach Gegenstandswert, Zeitaufwand oder als Pauschale.

Viele Steuerberater rechnen eine laufende Betreuung über monatliche Pauschalen ab. Zusatzleistungen oder Abschlüsse werden dann meist gesondert in Rechnung gestellt.

Bei der Auswahl deines Steuerberaters solltest du zusätzlich auf die folgenden Kriterien achten:
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·        die Zulassung nach § 6 StBerG
·        Erfahrungen in deiner Branche, deiner Unternehmensform und deiner Unternehmensgröße
·        eine möglichst digitale Zusammenarbeit, so dass du die Kommunikation mit deinem Steuerberater noch besser in deinen Arbeitsalltag integrieren kannst
·        eine sichere Datenübertragung
·        eine gewisse Skalierbarkeit, damit dich dein Steuerberater auch dann weiter betreuen kann, wenn dein Unternehmen wächst.

☑ Welche Aufgaben möchtest du abgeben? (zum Beispiel die laufende Buchführung, die Lohnbuchhaltung, die USt-Voranmeldung usw.)
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☑ Überprüfe die Struktur deiner Unterlagen. Ist alles nachvollziehbar?
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☑ Suche dir Dienstleister aus, die zu dir passen.
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☑ Sammle Angebote und vergleiche Preise und Leistungen.
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☑ Entscheide dich für einen Anbieter und lege einen Starttermin für die Zusammenarbeit fest.
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☑ Stelle alle wichtigen Zugänge bereit.
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☑ Kläre die Zuständigkeiten. Wer erledigt was? Wer darf mit dem Steuerberater kommunizieren?
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☑ Lege fest, wie oft Belege übermittelt werden sollen und welche Fristen zwischen dir und deinem Steuerberater gelten.

Auch wenn sich die Zusammenarbeit in den meisten Fällen schnell einspielt: Nimm bei Bedarf Anpassungen vor. Wenn dein Unternehmen größer wird, kann es sein, dass einzelne Details der Kommunikation optimiert werden müssen, um weiterhin alle Vorzüge der Zusammenarbeit nutzen zu können.
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Solltest du merken, dass die Zusammenarbeit nicht mehr passt, kannst du den bestehenden Vertrag kündigen. Überlege dir anschließend in Ruhe, welche Anforderungen ein Steuerberater künftig erfüllen sollte. Danach kannst du problemlos den Berater oder die Steuerkanzlei wechseln.