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Digitale Buchhaltung:
5 Schritte, Vorteile und Pflichten
Wir zeigen, welche Vorteile die digitale Buchhaltung bietet und wie du Schritt für Schritt ganz einfach umstellst.
Das Wesentliche in Kürze
Digitale Buchhaltung automatisiert deine Abläufe.
Auch mobil kannst du Belege einsehen und Buchungen vornehmen.
Von Selbstständigen und Existenzgründern bis zu GmbHs und UGs.
Digitale Lösungen erleichtern die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater online.
Unternehmen wie deines verlassen sich auf Integral:
Trustpilot
Was ist digitale Buchhaltung?
Alle Daten, die im Rahmen deiner Buchhaltung relevant werden, werden an einer Stelle gespeichert und können dementsprechend zentral abgerufen werden. Viele Anbieter nutzen hierzu eine Cloud und bieten ihren Nutzern so die Möglichkeit, sich wahlweise auch von unterwegs aus und mit mobilen Endgeräten einen Überblick zu verschaffen.
Ebenso wie die klassische Buchhaltung unterliegt auch die digitale Buchhaltung gesetzlichen Anforderungen, insbesondere der GoBD. Wichtige Details, die in diesem Zusammenhang relevant werden, sind unter anderem die Nachvollziehbarkeit der einzelnen Abläufe und die Sicherheit der Daten.
Warum Buchhaltung digitalisieren? Vorteile und Nachteile
Vorteile der digitalen Buchführung
Nachteile der digitalen Buchführung
· Mithilfe der digitalen Buchführung kannst du Belege schneller verarbeiten (lassen).
· Du kannst deine Daten ortsunabhängig einsehen und zum Beispiel auch von unterwegs aus buchhalterische Entscheidungen treffen.
· Der Umstand, dass nun viele Vorgänge automatisiert stattfinden, sorgt dafür, dass sich das Fehlerrisiko reduziert.
· Die digitale Buchführung schafft eine gute Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater – unabhängig davon, ob dieser in dem Ort, in dem du wohnst, seine Kanzlei hat oder zum Beispiel in Berlin arbeitet.
· Du kannst alle Belege revisionssicher archivieren, wenn du dich für das passende Tool entscheidest.
· Letztendlich ist die digitale Buchführung auch umweltfreundlicher, da die meisten Rechnungen nicht mehr ausgedruckt werden müssen. So sparst du Papier (und Geld).
· Mithilfe der digitalen Buchführung kannst du Belege schneller verarbeiten (lassen).
· Du kannst deine Daten ortsunabhängig einsehen und zum Beispiel auch von unterwegs aus buchhalterische Entscheidungen treffen.
· Der Umstand, dass nun viele Vorgänge automatisiert stattfinden, sorgt dafür, dass sich das Fehlerrisiko reduziert.
· Die digitale Buchführung schafft eine gute Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater – unabhängig davon, ob dieser in dem Ort, in dem du wohnst, seine Kanzlei hat oder zum Beispiel in Berlin arbeitet.
· Du kannst alle Belege revisionssicher archivieren, wenn du dich für das passende Tool entscheidest.
· Letztendlich ist die digitale Buchführung auch umweltfreundlicher, da die meisten Rechnungen nicht mehr ausgedruckt werden müssen. So sparst du Papier (und Geld).
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Was ist Integral?
Integral vereint Steuerberatung, Buchhaltung und Lohnbuchhaltung in einem ganzheitlichen Service.
Durch intelligente Automatisierung, persönliche Betreuung und nahtlose Integration deiner bestehenden Tools sorgt Integral dafür, dass dein Unternehmen jederzeit steuerkonform bleibt.
Erlebe, wie moderne Steuerberatung funktionieren kann – mit einem kostenlosen Erstgespräch oder einem geführten Rundgang durch unsere Plattform.
Ab wann ist die digitale Buchhaltung Pflicht?
Die GoBD verlangen, dass digitale Belege manipulationssicher, nachvollziehbar und vollständig archiviert werden. Außerdem muss die Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung digital auf die Daten zugreifen können.
Für Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen gilt weiterhin die Pflicht, eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) einzusetzen. Und seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und aufbewahren können.
Auch wenn also keine vollständige Pflicht zur digitalen Buchführung besteht, ist sie in der Praxis der effizienteste Weg, um die gesetzlichen Anforderungen sicher zu erfüllen.
So kannst du deine Buchhaltung digitalisieren: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Buchhaltung digitalisieren in 5 Schritten
Analysiere deine aktuelle Buchhaltung
Definiere, was du ändern möchtest
Entscheide dich für eine passende Software.
(Re-)Organisiere deinen Workflow
Stimme dich mit deinem Steuerberater ab
Sollte dein Steuerberater die digitale Buchhaltung nicht unterstützen, hast du die Möglichkeit, den Vertrag zu kündigen und zu wechseln zu einem Steuerberater, der deine Anforderungen erfüllt.
Software für digitale Buchhaltung: Welche Tools eignen sich für wen?
· Digitale Steuer-Plattformen für Startups und KMU
Integral versteht sich als All-in-One Steuer-Service: eine Plattform für digitale Steuerberatung, die Buchhaltung automatisiert, Belege organisiert und Schnittstellen zu Bank und Steuerberatungssoftware bietet. Besonders für Existenzgründer, Startups und KMU ist Integral eine Lösung, um Buchhaltung und Steuerfragen in einer Plattform abzudecken.
· Moderne Cloud-Software für Selbstständige
Unabhängige Cloud-Lösungen eignen sich für Gründer und kleinere Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst verwalten möchten. Sie bieten Funktionen wie automatische Belegerfassung und mobile Zugriffe, ohne eine persönliche Steuerberatung einzuschließen.
· DATEV mit umfangreichen Funktionen
DATEV gilt als Standardsoftware für viele Steuerkanzleien und größere Unternehmen. Neben Rechnungsstellung und Buchführung ermöglicht sie umfangreiche Auswertungen und ist besonders bei Rechtsformen wie GmbH oder UG verbreitet.
Viele Lösungen nutzen heute KI-gestützte Automatisierung. Automatische Belegerkennung und Zahlungsabgleich sparen Zeit und reduzieren Fehler. Ein Vergleich der Funktionen und Kosten für Berater und Buchhaltungskosten zeigt, welche Variante am besten zu deinem Unternehmen passt.
Belege aufbewahren: Tipps für digitale Archivierung
☑ Scanne und erfasse alle Belege möglichst zeitnah. So sorgst du dafür, dass du von aktuellen Daten profitieren kannst.
☑ Entscheide dich für eine strukturierte Ablage, indem du Belege nach Datum, Art und Projekt ablegst.
☑ Nutze ein Tool, das den GoBD entspricht und das die Belege dementsprechend manipulationssicher abspeichert.
☑ Schule deine Mitarbeiter regelmäßig, damit alle genau wissen, was sie in Bezug auf die digitale Buchhaltung beachten müssen.
☑ Beachte die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die jeweiligen Dokumente, zum Beispiel für Jahresabschlüsse. Auch bei der digitalen Buchhaltung musst du Belege so lange aufbewahren, wie vom Gesetzgeber vorgeschrieben. In der Regel gilt hierbei eine Frist von zehn Jahren.
Mit diesen Punkten legst du eine solide Grundlage für eine reibungslose Umstellung.
Die Integral Leistungen im Überblick
Steuerberatung
Buchhaltung
Lohnbuchhaltung
Jahresabschluss & Steuererklärung
Starte jetzt mit deiner digitalen Buchhaltung
Wähle einen Anbieter, der zu deinem Unternehmen passt und dir die Möglichkeit gibt, alle wichtigen Daten jederzeit sicher zu verwalten. Bei Bedarf kannst du auch mobil darauf zugreifen, sei es für Investitionsentscheidungen oder um schnell einen Überblick über deine Umsätze zu erhalten.
Digitalisiere deine Buchhaltung – jetzt kostenlos beraten lassen!
Fragen und Antworten zur digitalisierten Buchhaltung
Digitale Buchhaltung bedeutet, dass alle Buchführungsprozesse elektronisch ablaufen. Belege werden digital erfasst, verarbeitet, archiviert und können direkt mit dem Steuerberater geteilt werden.
Vorteile sind Zeitersparnis, Fehlerreduktion, bessere Übersicht und einfache Archivierung. Nachteile können Anfangsinvestitionen, Datenschutzrisiken und die Abhängigkeit von Software sein.
Eine generelle Pflicht gibt es nicht. Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen jedoch E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und aufbewahren können.
Erforderlich sind GoBD-konforme Software, sichere Archivierungssysteme und ggf. ein Scanner für Belege.
Belege werden digital erfasst, automatisch verarbeitet und revisionssicher gespeichert. Reports und Auswertungen entstehen direkt in der Software und stehen jederzeit für Prüfungen bereit.
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