GmbH-Buchhaltung: Buchführung selbst erledigen oder auslagern?

Die Aufgaben, die im Rahmen der Buchhaltung für eine GmbH anfallen, können viel Zeit in Anspruch nehmen. Viele Geschäftsführer stellen sich in diesem Zusammenhang irgendwann die Frage, ob sie die Buchhaltung für ihre GmbH selber machen oder lieber auslagern sollen. Beide Entscheidungen sind mit Vor- und Nachteilen verbunden.
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Welche Option die bessere ist, wenn es darum geht, die Buchhaltung einer GmbH zu optimieren, ist unter anderem vom Unternehmen, dem Know-how und den eigenen zeitlichen Ressourcen abhängig. Dieser Artikel zeigt, worauf du achten solltest, wenn du dir vorgenommen hast, die beste Entscheidung für deine GmbH zu treffen.

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Buchhalter im Büro berät zu GmbH Buchhaltung

Das Wesentliche in Kürze

Pflicht für GmbHs: GmbHs sind zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Vor- und Nachteile: Sowohl die Entscheidung, sich selbst um die Buchhaltung zu kümmern als auch das Auslagern ist mit Vor- und Nachteilen verbunden.

Digitale Tools erleichtern die Arbeit:
Mit ihrer Hilfe lassen sich Abläufe leicht automatisieren.

Kostenstruktur:
Die Kosten, die im Zuge der internen und externen Buchhaltung anfallen, variieren. Ausschlaggebens ist u. a. die Komplexität.

Buchhaltung als wichtiger Faktor:
‍Aktuelle, strukturierte Zahlen helfen dir dabei, fundierte Entscheidungen für deine GmbH zu treffen.

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Warum ist die Buchhaltung für GmbHs wichtig?

Die Buchhaltung einer GmbH ist vor allem deswegen wichtig, weil sie deinem Unternehmen hilft, den finanziellen Überblick zu bewahren, fundierte Entscheidungen zu treffen und rechtliche Vorgaben einzuhalten.
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Oder anders: Mithilfe einer GmbH Buchführung werden Einnahmen und Ausgaben, aber auch Verbindlichkeiten und Forderungen einander gegenübergestellt, sodass du immer genau sehen kannst, wo dein Unternehmen gerade steht.
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Je besser deine Buchhaltung strukturiert ist und je genauer du vorgehst, desto aussagekräftiger ist sie. Mit ihrer Hilfe kannst du unter anderem Risiken im Zusammenhang mit unternehmerischen Entscheidungen reduzieren und Betriebsprüfungen vorbereiten. Immerhin sorgen die verbuchten Zahlen dafür, dass du dem Finanzamt jederzeit wahrheitsgemäß Auskunft geben kannst.
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Wer bei der Buchführungspflicht einer GmbH Kompromisse eingeht, läuft Gefahr, dass der Fortbestand seines Unternehmens, zumindest langfristig, nicht gesichert werden kann. Immerhin sind mit einer sauber geführten Buchhaltung unter anderem auch Steuervorauszahlungen in einer realistischen Höhe verbunden. Bleiben diese aus, kann es sein, dass du mit hohen Nachforderungen konfrontiert wirst, die für eine finanzielle Schieflage sorgen können.
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Dementsprechend gibt es viele Gründe, sich eingehend mit seiner GmbH Buchhaltung zu beschäftigen und diese entweder gewissenhaft selbst in die Hand zu nehmen oder an einen Experten auszulagern.

Rechtliche Anforderungen: Doppelte Buchführung und die hiermit verbundenen Pflichten

Als Geschäftsführer:in einer GmbH bist du vom ersten Geschäftstag an zur doppelten Buchführung verpflichtet. Die entsprechenden Regelungen findest du im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO).
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Die doppelte Buchführung hat ihre Bezeichnung dem Umstand zu verdanken, dass hier mit jeder Buchung zwei Konten, einmal im Soll und einmal im Haben, angesprochen werden. Ziel ist es, auf diese Weise für mehr Transparenz im Zusammenhang mit den Geschäftsvorgängen einer GmbH zu sorgen.
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Darüber hinaus bestehen weitere Pflichten. Du musst:
· eine Eröffnungsbilanz zu erstellen
· regelmäßige Buchungsnachweise zu erbringen
· die Jahresabschlüsse mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen
· alle relevanten Belege für mindestens zehn Jahre aufzubewahren
· die Vorgaben der GoBD einzuhalten, auch im Zusammenhang mit digitalen Rechnungen und einschlägigen Tools.
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Wer gegen diese Vorschriften verstößt, riskiert Bußgelder und kann sich im schlimmsten Fall sogar steuerstrafrechtlich strafbar machen.
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Damit du bei den vielen Pflichten den Überblick behältst, findest du hier eine Checkliste, mit der du deine GmbH-Buchhaltung Schritt für Schritt richtig einrichtest.
· Eröffnungsbilanz beim Finanzamt einreichen
· Kontenrahmen einrichten (z. B. SKR 03 oder SKR 04)
· Buchhaltungssoftware auswählen (z. B. Integral, DATEV, sevdesk)
· GoBD-konformes Belegmanagement sicherstellen
· Prozesse für laufende Buchführung festlegen (Belege hochladen, Zahlungen erfassen)
· Zuständigkeiten klären oder externen Steuerberater wählen
· Regelmäßige Buchungsnachweise und Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten
· Jahresabschluss (Bilanz und GuV) fristgerecht einplanen
· Aufbewahrungspflichten für Dokumente (mindestens 10 Jahre) beachten

Selber machen vs. Auslagern: Das sind die Vor- und Nachteile

Ob du die Buchhaltung einer GmbH selber machen oder lieber auslagern möchtest, ist eine wichtige Entscheidung. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, die du sorgfältig abwägen solltest. Die folgende Tabelle zeigt dir die Unterschiede im Überblick und unterstützt dich bei deiner Wahl.

Selbst machen

Auslagern (zum Beispiel an einen digitalen Steuerberater)

Kosten

Wenn du dich selbst um die Buchhaltung deiner GmbH kümmerst, fallen nur geringe laufende Kosten an. Vor allem, wenn du vergleichsweise günstige Software nutzt.

Die laufenden Kosten für die Buchhaltung deiner GmbH sind beim Auslagern höher. In der Regel wird hier nach festen Pauschalen oder Stundensätzen abgerechnet.

Zeitaufwand

Wer als Geschäftsführer einer GmbH die Buchhaltung selbst übernimmt, muss mit einem hohen Zeitaufwand rechnen. Buchungen, Abschlüsse und Ähnliches sind sehr zeitintensiv.

Gering. Dein Steuerberater hält dir den Rücken frei, sodass du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

Fachwissen erforderlich?

Ja, um die Buchhaltung einer GmbH ordnungsgemäß zu betreuen, ist umfangreiches Wissen rund um Steuern, Buchhaltung und die entsprechende Software erforderlich. Mit dieser meldest du beispielsweise deine Umsatzsteuer dem Finanzamt.

Nein, dein Steuerberater kümmert sich um alles. Er bildet sich weiter und seine Aufgabe ist es, dich zu unterstützen. Er ist für Fehlentscheidungen haftbar.

Fehleranfälligkeit

Hoch. Ohne tiefes Wissen steigt das Risiko für Fehler.

Gering. Erfahrung und Professionalität minimieren Fehlerquellen.

Flexibilität

Da du dich um alles kümmerst, hast du auch jederzeit die volle Kontrolle und den Zugriff auf deine Zahlen. Alles ist transparent gestaltet.

Wenn du bestimmte Zahlen zur Entwicklung deines Unternehmens brauchst, musst du oft zunächst Kontakt mit deinem Steuerberater aufnehmen. Solltest du dich für einen lokalen Anbieter, zum Beispiel in Berlin, entscheiden, bist du dementsprechend auch von den Öffnungszeiten der Kanzlei abhängig. Digitale Steuerberater agieren hier meist flexibler.

Digitalisierung

Wie digital die Buchhaltung deiner GmbH ist, ist vor allem von der Software, die du einsetzt, abhängig.

Viele Steuerberater nutzen bereits vollständig digitale Plattformen und Software, über die sie Belege mit ihrem Smartphone von überall aus hochladen können.

Wenn du als Geschäftsführer einer GmbH deine Buchhaltung selber machen möchtest, brauchst du ein gutes Zahlenverständnis und fundiertes Know-how in buchhalterischen Prozessen. Außerdem musst du bereit sein, regelmäßig Zeit in das Buchen von Belegen, Steueranmeldungen und ähnliche Aufgaben zu investieren. Du kannst natürlich auch, gerade zu Beginn kurz nach der Existenzgründung, in Bezug auf die Buchhaltung deiner GmbH Kosten sparen, indem du zunächst alle Buchungen selbst vornimmst und dann später auslagerst.
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Wenn du dich jedoch lieber direkt auf dein Kerngeschäft konzentrieren möchtest oder nur wenig buchhalterisches Wissen mitbringst, ist es meist sinnvoller, die Buchhaltung deiner GmbH auszulagern. Das gilt insbesondere bei:
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· einem schnell wachsenden Business
· komplexen Strukturen
· generellen steuerlichen Unsicherheiten.
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Mit einem professionellen Partner an deiner Seite kannst du dich absichern und gleichzeitig deine Geschäftstätigkeit in den Fokus rücken. Dabei solltest du auch die Kosten berücksichtigen, die das Outsourcing mit sich bringt. Und falls du mit deinem Steuerberater einmal unzufrieden bist: Die Zusammenarbeit ist nicht endgültig. Du kannst kündigen und den Steuerberater wechseln – die genauen Bedingungen findest du in deinem Vertrag.

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Digitale Buchhaltung für GmbHs: Beliebte Softwarelösungen und Tools im Überblick

Wer die Buchhaltung einer GmbH selber machen möchte, braucht eine Software, die Prozesse automatisiert, alle Dokumente zuverlässig verwaltet und rechtliche Vorgaben wie die GoBD erfüllt. Moderne Lösungen bieten genau das: Sie sparen Zeit, reduzieren Fehlerquellen und geben dir jederzeit den Überblick über deine Finanzen. Ob GmbH oder UG, die Wahl der richtigen Plattform entscheidet, wie effizient deine Buchhaltung läuft.
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Im Folgenden stellen wir dir sechs bekannte Anbieter vor und zeigen, welche Stärken sie haben. So findest du schneller heraus, ob du deine Buchhaltung selbst erledigst oder besser auf externe Unterstützung setzt.
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· Integral: All-in-One-Plattform für digitale Steuerberatung. Die Kombination aus eigener Software und einem Buchhaltungsteam übernimmt den Großteil der Aufgaben – von Belegverarbeitung bis Umsatzsteuervoranmeldung. Monatlich erhältst du deine BWA direkt in der Plattform.
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· DATEV: Eine der bekanntesten Lösungen in Deutschland. Bietet umfangreiche Software für Buchhaltung, Steuer und Reporting, besonders geeignet für mittlere und größere GmbHs.
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· sevdesk: Cloudbasierte Software für kleine und mittlere Unternehmen. Erlaubt Beleg-Upload per App, Rechnungsstellung und bietet Echtzeit-Auswertungen.
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· Qonto: Geschäftskonto mit integrierten Buchhaltungsfunktionen. Belege, Zahlungen und Auswertungen werden zentral organisiert, die Anbindung an DATEV erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
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· Lexware Office: Bewährte Lösung für kleinere Unternehmen. Unterstützt von der Belegerfassung bis zur EÜR und Steuervorbereitung, günstig im Einstieg und mit Testversion verfügbar.
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· FastBill: Moderne Cloud-Software mit Fokus auf Rechnungsstellung und automatisierte Belegverwaltung. Ideal für digital arbeitende Unternehmen, die Prozesse verschlanken wollen.
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Alle Anbieter unterscheiden sich in Funktionsumfang, Preis und Zielgruppe. Gemeinsam haben sie, dass sie die GmbH-Buchhaltung effizienter, transparenter und rechtssicher machen.

Wie hoch sind die Kosten für die interne und die externe Buchhaltung?

Die Kosten für die Buchhaltung einer GmbH unterscheiden sich je nach Modell deutlich. Während interne Mitarbeiter:innen hohe Fixkosten verursachen, sind die Ausgaben bei externer Betreuung variabler und vom Umfang abhängig.

Kostenbeispiel für interne Buchhaltung

Gehalt für die Mitarbeiter in deiner Buchhaltungsabteilung

Abhängig von der Qualifikation und Erfahrung, meist zwischen 3.000 € und 5.000 € pro Person und Monat

Arbeitsplatzkosten

Büro, Ausstattung, Strom, Internet, Kosten für die Buchhaltungssoftware

Einarbeitung und Weiterbildung

Schulungen und Workshops, Einarbeitungszeit

Risiko

Gehalt für die Mitarbeiter in deiner Buchhaltungsabteilung

Kostenbeispiel für externe Buchhaltung

Laufende Buchführung, Kontierung und Monatsbuchhaltung

Meist zwischen 300 € und 1000 € . Die Kosten sind unter anderem von der Anzahl der zu buchenden Belege und der Komplexität der verschiedenen Fälle abhängig.

Jahresabschluss und Gewinn- und Verlustrechnung

In der Regel zwischen 1500 und 5000 €. Die Kosten richten sich unter anderem nach dem Aufwand, aber auch nach der Bilanzsumme.

Verschiedene Steuererklärungen (zum Beispiel Umsatzsteuer, Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer usw.)

Oft zwischen 500 € und 1.500 € oder mehr; je nachdem, ob gegebenenfalls mehrere Erklärungen erstellt werden müssen und wie komplex sich die Sachverhalte gestalten

Weitere Leistungen

Lohnbuchhaltung (wird pro Mitarbeiter berechnet), Reporting, Beratung und Beantworten von Fragen, plus: Einrichtungs- und Kommunikationsaufwand

Die Integral Leistungen im Überblick

Egal, ob Startup oder etabliertes Unternehmen – mit Integral bekommst du über unsere Partner-Steuerberater einen Steuerberater-Service, der Buchhaltung, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse abdeckt.

Alle Steuerberatungsdienstleistungen werden von der Integral Steuerberatungsgesellschaft mbH, Zionskirchstraße 75, 10119 Berlin, erbracht.

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Beispiel: Die Buchhaltung einer GmbH in der Praxis

Eine Münchner Marketingagentur beschäftigt acht Mitarbeiter und muss pro Monat etwa 500 Buchungsbelege bearbeiten. Nun hat sich die Geschäftsführung vorgenommen, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, möchte aber auch gleichzeitig bei der Buchhaltung weiterhin von Transparenz profitieren können.

Die Verantwortlichen entscheiden sich für eine externe Buchhaltung mit einem digitalen Tool. Hierzu nutzt die GmbH eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, mit deren Hilfe sie Belege einfach digital einreichen kann. Danach werden die Daten vorsortiert. Das beauftragte Steuerbüro kann in Echtzeit auf sie zugreifen.

Zu den Aufgaben des Steuerberaters gehört es dann unter anderem,:
· sich um die laufende Buchführung zu kümmern
· die Umsatzsteuervoranmeldungen durchzuführen
· die Lohnabrechnungen für die Mitarbeiter zu erstellen
· den Jahresabschluss und die Steuererklärungen anzufertigen.

Monatliche Buchhaltung inklusive Lohnbuchhaltung

Jahresabschluss und Steuererklärungen

Gesamtkosten

Ca. 550 €

Ca. 2.200 €

Ca. 8.800 €

Ein interner Buchhalter, der auf Basis einer Vollzeitstelle arbeitet, würde das Unternehmen etwa 50.000 € bis 60.000 € kosten.

Durch das Auslagern der Buchhaltung hat die GmbH Zeit und Geld gespart und behält, dank digitaler Tools, die Kontrolle. Der Geschäftsführer hat die Möglichkeit, alle Daten in Echtzeit abzurufen, ohne sich selbst um alle steuerlichen Details kümmern zu müssen.

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So findest du die richtige Buchhaltungslösung für deine GmbH

Ob du die Buchhaltung deiner GmbH selber machst oder an Experten auslagerst, hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Belegvolumen und deinem Zeitbudget ab. Moderne Softwarelösungen können dich in beiden Fällen unterstützen, indem sie Prozesse automatisieren und Transparenz schaffen. Vergleiche die Vor- und Nachteile beider Optionen sorgfältig. So triffst du eine Entscheidung, die zu deinem Unternehmen passt und dir langfristig Sicherheit gibt.

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Fragen und Antworten zur Buchhaltung für GmbHs

Was sind die Besonderheiten der GmbH-Buchhaltung?

Eine GmbH ist dazu verpflichtet, nach der doppelten Buchführung zu buchen. Diese ist mit strengeren Vorgaben in Bezug auf die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit verbunden als die einfache Buchführung, bei der Einnahmen und Ausgaben einander gegenübergestellt werden. Zudem gelten besondere Regelungen in Bezug auf die Jahresabschlüsse und Offenlegungspflichten.

Soll ich die GmbH-Buchhaltung selber machen oder auslagern?

Diese Frage kannst du dir nur selbst beantworten. Ob du deine GmbH-Buchhaltung selber machen oder auslagern solltest, ist vor allem von deinem Budget, deiner Zeit, aber auch von deinem steuerlichen Hintergrundwissen abhängig. Im Zusammenhang mit komplexeren Fällen oder dann, wenn du wenig Erfahrung vorweisen kannst, ist es meist besser, die Buchhaltung einer GmbH auszulagern.

Welche Kosten entstehen bei der GmbH-Buchhaltung?

Die Buchhaltungskosten, die mit Hinblick auf eine GmbH-Buchhaltung entstehen, sind davon abhängig, ob du selbst mit einer Software arbeitest oder ob du deine Buchhaltung an einen Steuerberater auslagerst. Letzterer rechnet in der Regel auf der Basis der Steuerberatervergütungsverordnung ab. Während interne Lösungen mit fixen Kosten, Software und einem Zeitaufwand verbunden sind, wird die externe Buchhaltung meist auf der Grundlage einer Pauschale berechnet.

Welche Software ist für die GmbH-Buchhaltung geeignet?

Mittlerweile gibt es viele Software-Lösungen, mit denen du deine GmbH-Buchhaltung durchführen kannst. Manche Tools sind eher einfach gestaltet, andere sind umfassende ERP-Systeme. Wenn du nach einer Buchhaltung für deine GmbH suchst, musst du immer nach einer Lösung wählen, die die doppelte Buchführung unterstützt und die deine individuellen Anforderungen erfüllt.

Wann ist doppelte Buchführung Pflicht?

GmbHs sind gesetzlich dazu verpflichtet, die doppelte Buchführung anzuwenden. Der Umsatz und die Größe des Unternehmens sind dabei nicht relevant. Entsprechende Vorgaben gelten auch in Bezug auf den Jahresabschluss.

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