Jahresabschluss der GmbH: Kosten, Fristen + Checkliste

Überblick Jahresabschluss GmbH: Was gilt 2026?

Für den Jahresabschluss 2026 gelten mehrere wichtige Neuregelungen:

• Höhere Schwellenwerte: Bilanzsumme und Umsatzgrenzen wurden durch die EU‑Richtlinie 2023/2775 um rund 25 % angehoben und gelten bereits für Geschäftsjahre ab 2023/2024. Dadurch können einige GmbHs in eine kleinere Größenklasse fallen und von Erleichterungen profitieren.
• Digitale Pflichten: Die B2B‑E‑Rechnungspflicht startet 2025 und wird bis 2026/2027 schrittweise für immer mehr Unternehmen verbindlich – einschließlich digitaler Archivierung nach GoBD.
• Letzte Schonfrist: Für den Jahresabschluss 2024 werden Ordnungsgeldverfahren erst ab Mitte März 2026 eingeleitet. Diese Schonfrist gilt nur für das Geschäftsjahr 2024; für spätere Jahre ist (Stand Januar 2026) keine erneute Verlängerung vorgesehen.

Diese Änderungen wirken sich unmittelbar auf Pflichten, Fristen und Kosten aus. Eine frühzeitige Planung ist daher entscheidend.

Wer muss den Jahresabschluss einer GmbH erstellen und veröffentlichen?

Für jede GmbH ist der Jahresabschluss gesetzlich vorgeschrieben. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Größe, der Tätigkeit oder dem Gewinn des Unternehmens und soll Transparenz über dessen wirtschaftliche Lage schaffen. Grundlage sind die §§ 242 ff. und § 264 HGB. Sie betreffen alle Kapitalgesellschaften, also GmbH, UG und AG.

Auch Personenhandelsgesellschaften wie OHG oder KG müssen einen Jahresabschluss erstellen, sofern keine natürliche Person unbeschränkt haftet (§ 264a HGB).

Einzelkaufleute müssen einen Jahresabschluss aufstellen, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen mehr als 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss erzielen (§ 241a HGB in der Fassung des Wachstumschancengesetzes von 2024).

Freiberufler und Kleingewerbetreibende erstellen stattdessen eine Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung (EÜR).

Für Geschäftsführer einer GmbH gilt: Der Jahresabschluss ist keine Option, sondern eine gesetzliche Pflicht. Er besteht mindestens aus Bilanz und Gewinn‑ und Verlustrechnung (GuV). Je nach Größe kommen Anhang und Lagebericht hinzu.

Der Umfang der Veröffentlichung richtet sich nach der Größenklasse der Gesellschaft (§ 267 HGB). Sie wird anhand von Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Mitarbeiterzahl bestimmt – seit 2024 mit erhöhten Schwellenwerten (+ 25 %).

Alle Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) sind verpflichtet, ihren Jahresabschluss über die Publikationsplattform des Bundesanzeiger Verlags einzureichen. Die Veröffentlichung erfolgt im Unternehmensregister. Kleinst- und kleine GmbHs dürfen eine verkürzte Bilanz hinterlegen. Diese wird nicht allgemein veröffentlicht, kann aber auf Antrag als kostenpflichtige Kopie abgerufen werden.

Wenn Sie unsicher sind, in welche Größenklasse Ihre GmbH fällt, können Sie sich an den gesetzlichen Schwellenwerten orientieren. Diese legen fest, welche Bestandteile verpflichtend sind und was Sie beim Jahresabschluss einer GmbH und dessen Veröffentlichung beachten müssen.

Bestandteile des Jahresabschlusses einer GmbH: Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht

Der Jahresabschluss einer GmbH setzt sich aus mehreren Teilen zusammen, die gemeinsam ein vollständiges Bild der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens zeichnen. Welche Bestandteile verpflichtend sind, ergibt sich aus den §§ 242 ff. und § 264 HGB und ist abhängig von der Größe der GmbH.

Das Ziel besteht darin, Gesellschaftern, Banken und Behörden ein klares Bild von Vermögen, Finanzlage und Ertragskraft zu vermitteln. Wenn Sie wissen, welche Teile Sie benötigen, können Sie Ihren Abschluss gezielt und vollständig vorbereiten.

1. Bilanz

Die Bilanz bildet das Kernstück jedes Jahresabschlusses. Sie stellt Vermögen und Schulden zum Stichtag gegenüber und zeigt, wie das Unternehmen finanziell aufgestellt ist.

2. Gewinn‑ und Verlustrechnung (GuV)

Die GuV zeigt die Entwicklung des Unternehmensergebnisses im vergangenen Geschäftsjahr, also den Vergleich von Erträgen und Aufwendungen. Damit ergänzt sie die Bilanz um eine dynamische Sicht auf den Geschäftsverlauf.

3. Anhang

Der Anhang erläutert die Zahlen aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und liefert zusätzliche Informationen, die für das Verständnis des Abschlusses wichtig sind. Dazu zählen beispielsweise Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, Haftungsverhältnisse oder Rückstellungen.

Kleine GmbHs dürfen den Anhang verkürzt darstellen, während Kleinst-GmbHs auf eine Veröffentlichung verzichten können.

4. Lagebericht

Der Lagebericht ist nur für mittelgroße und große GmbHs Pflicht. Er bewertet den Geschäftsverlauf, die wirtschaftliche Lage und zukünftige Risiken des Unternehmens. Er richtet sich an Gesellschafter, Kreditgeber und Investoren und ergänzt den Jahresabschluss um eine zukunftsorientierte Perspektive.

Handelsbilanz vs. Steuerbilanz

Die Handelsbilanz wird nach HGB erstellt und bildet die Grundlage für den Jahresabschluss, der im Unternehmensregister veröffentlicht wird (über die Publikationsplattform des Bundesanzeiger Verlags).

Die Steuerbilanz folgt den Vorgaben des Einkommen- und Körperschaftsteuergesetzes und wird beim Finanzamt eingereicht. Obwohl beide auf denselben Buchführungsdaten basieren, können sie voneinander abweichen, beispielsweise bei Abschreibungen oder Bewertungen.

Ein klarer Aufbau hilft dir, den Überblick zu behalten: Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht. Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihr Abschluss vollständig ist, können Sie eine einfache Checkliste nutzen oder ein digitales Tool, das die Pflichtbestandteile automatisch abgleicht. So stellen Sie sicher, dass keine Angabe fehlt, bevor Sie den Abschluss einreichen. 

Jahresabschluss der GmbH: Fristen für Erstellung, Feststellung und Offenlegung

Die Fristen für den Jahresabschluss Ihrer GmbH sind klar geregelt. Wichtig ist, dass Sie wissen, welcher Schritt wann fällig ist und wer dafür verantwortlich ist. So behalten Sie die Kontrolle, auch wenn der Alltag stressig ist. Ein digitaler Fristenplan oder die Erinnerungsfunktion einer Buchhaltungs- oder Steuersoftware hilft Ihnen, alle Termine im Blick zu behalten und rechtzeitig zu handeln. So bleibt Ihr Jahresabschluss verlässlich und ohne Zeitdruck erledigt.

1. Erstellung des Jahresabschlusses

Die Erstellung ist Aufgabe der Geschäftsführung (§ 264 HGB). Wer den Jahresabschluss einer GmbH selbst erstellt, sollte die gesetzlichen Fristen kennen:

• Große und mittelgroße GmbHs: innerhalb von 3 Monaten nach Geschäftsjahresende bis zum 31. März 2026
• Kleine GmbHs: innerhalb von 6 Monaten bis 30. Juni 2026

Eine verspätete Erstellung ist kein Bußgeldtatbestand, kann aber die Feststellung und Offenlegung verzögern.

2. Feststellung durch die Gesellschafter

Der Jahresabschluss muss durch die Gesellschafterversammlung festgestellt werden (§ 48 GmbHG). Gesetzlich gilt eine Frist von elf Monaten, somit muss der Jahresabschluss bis zum 30. November 2026 festgestellt werden.

Empfohlen wird eine Feststellung bis zum 31. August 2026, damit die Offenlegung fristgerecht erfolgen kann. Der Beschluss wird protokolliert und von den Gesellschaftern unterzeichnet.

Mittelgroße und große GmbHs müssen den Jahresabschluss vor der Feststellung prüfen lassen, wodurch sich der verfügbare Zeitrahmen zusätzlich verkürzt.

3. Offenlegung im Unternehmensregister

Die Offenlegungspflicht ergibt sich aus § 325 HGB. Alle GmbHs müssen ihren festgestellten Jahresabschluss innerhalb von 12 Monaten nach Geschäftsjahresende veröffentlichen.
Die Einreichung erfolgt elektronisch über die Publikationsplattform (Bundesanzeiger), die Veröffentlichung im Unternehmensregister.

4. Aktuelle Sonderregelungen 2026

Für die verspätete Offenlegung des Geschäftsjahres 2024 gilt eine Schonfrist bis Mitte März 2026.Das BMJ hat diese Regelung als letztmalig bezeichnet. Für Abschlüsse des Jahres 2025 ist keine Verlängerung vorgesehen.

Trotzdem sollten alle Unterlagen rechtzeitig vorbereitet werden, um Ordnungsgelder zu vermeiden.

5. Übersicht: Fristen

Wichtig ist, dass Sie wissen, welcher Schritt wann fällig ist und wer dafür verantwortlich ist. So behalten Sie die Kontrolle, auch wenn der Alltag voll ist.

Ein digitaler Fristen‑Kalender mit Erinnerungsfunktion oder ein Fristen‑Dashboard in deiner Buchhaltungs‑ oder Steuersoftware hilft dir, Aufgaben zu verteilen und rechtzeitig zu prüfen, ob alle Unterlagen vollständig sind. So bleibt der Jahresabschluss deiner GmbH nicht nur fristgerecht, sondern auch rechtssicher vorbereitet.

Offenlegung im Unternehmensregister: Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung

Die Offenlegung ist der letzte Schritt des Jahresabschlusses und oft der Schritt, bei dem Unsicherheit entsteht. Wenn Sie den digitalen Prozess kennen, können Sie diesen schnell und ohne Rückfragen erledigen.

Seit dem 1. August 2022 gilt das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG): Jahresabschlüsse werden direkt an das Unternehmensregister übermittelt – über die vom Bundesanzeiger Verlag bereitgestellte Publikationsplattform.

Wichtig ist, dass alle Dokumente vollständig, im richtigen Format und fristgerecht eingereicht werden, damit dein Abschluss rechtssicher bleibt.

Schritt 1: Vorbereitung‍

Stellen Sie sicher, dass Ihr Jahresabschluss vollständig ist und alle Geschäftsführer:innen unterschrieben haben. Welche Unterlagen Sie einreichen, hängt von der Größenklasse ab:

• Große und mittelgroße GmbHs: Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht
• Kleine GmbHs: Bilanz und Anhang
• Kleinst-GmbHs: verkürzte Bilanz – sie wird nicht allgemein veröffentlicht, kann aber auf Antrag als kostenpflichtige Kopie aus dem Unternehmensregister abgerufen werden.

Schritt 2: Registrierung im Portal‍

Erstellen Sie im Portal des Bundesanzeiger Verlags ein Benutzerkonto und bestätigen Sie Ihre Identität (eID). Damit ist sichergestellt, dass Ihre Einreichung rechtlich wirksam ist.

Schritt 3: Upload der Unterlagen‍

Bereiten Sie die Dateien im vorgegebenen Format (PDF/A oder XBRL) vor. Laden Sie diese anschließend im Bereich „Offenlegung Jahresabschluss“ hoch und prüfen Sie die Angaben zu Firma, Sitz und Geschäftsjahr. Nach dem Hochladen erhalten Sie eine Eingangsbestätigung per E-Mail.

Schritt 4: Prüfung und Veröffentlichung‍

Das Unternehmensregister prüft, ob die Unterlagen vollständig und technisch korrekt sind. Anschließend wird der Jahresabschluss veröffentlicht – oder, im Falle von Kleinst-GmbHs, hinterlegt. Nach der Veröffentlichung kann jeder den Jahresabschluss Ihrer GmbH einsehen, beispielsweise Geschäftspartner, Banken, Investoren oder Wettbewerber.

Schritt 5: Fehler vermeiden‍

Typische Probleme entstehen durch falsche Dateiformate oder fehlende Angaben. Ein E-Bilanz-Validator hilft dabei, technische Fehler zu vermeiden. Mithilfe einer Upload-Checkliste stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben, wie etwa Unterschriften, Bilanzstichtag und Unternehmensdaten, enthalten sind.

Hinweis (nur für den Jahresabschluss 2024):‍

Für Abschlüsse mit einem Bilanzstichtag am 31. Dezember 2024 leitet das Bundesamt für Justiz vor dem 16. März 2026 kein Ordnungsgeldverfahren ein. Diese Übergangsregelung gilt nur für das Geschäftsjahr 2024.

Kosten: Was kostet ein Jahresabschluss für GmbH wirklich? (2026/2027)

Die Kosten für den Jahresabschluss einer GmbH hängen von deren Größe, Komplexität und der Vorbereitung ab. Seit Juli 2025 gelten neue Gebührensätze der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) sowie höhere Schwellenwerte nach HGB. Dadurch sind viele GmbHs ab 2026 in eine niedrigere Kostenklasse gerutscht.

Die Höhe der Kosten wird vor allem durch vier Faktoren bestimmt.

• Größe und Komplexität: Je größer die GmbH, desto umfangreicher der Abschluss. Durch die EU-Richtlinie 2023/2775 wurden die Grenzen um 25 Prozent angehoben, wodurch sich die Pflichten und Kosten für viele Unternehmen verringern.
• Buchführungsqualität: Eine vollständige, digital vorbereitete Buchhaltung spart bei einer GmbH Zeit und Gebühren. Unsortierte Belege oder Nacharbeiten führen zu höheren Honoraren.
• Leistungsumfang: Bilanz und GuV sind Pflicht; Anhang, E‑Bilanz, Steuererklärungen und Offenlegung werden zusätzlich berechnet.
• Prüfungspflicht: Mittelgroße und große GmbHs müssen eine Wirtschaftsprüfung einplanen. Das erhöht die Gesamtkosten deutlich.

Typische Kosten 2026 liegen in folgenden Spannen:

Diese Werte sind typische Orientierungen auf Basis der StBVV (Stand 2026). Der tatsächliche Aufwand hängt von Buchhaltungsqualität, Belegaufkommen und individueller Honorarvereinbarung ab.

Meist entstehen zusätzliche Kosten durch den Anhang oder die E-Bilanz (300–600 €), die Offenlegung im Unternehmensregister (35–150 €) und die Steuererklärungen (1.000–2.000 €). Bei Prüfungspflicht kommen mehrere tausend Euro für den Wirtschaftsprüfer hinzu.

Sie können die Kosten senken, indem Sie Ihre Buchhaltung digital führen, den Leistungsumfang vorab schriftlich festhalten und prüfen, ob Ihre GmbH durch die neuen Schwellenwerte von Erleichterungen profitiert.

Wer unterschreibt den Jahresabschluss einer GmbH? Plus: Geschäftsführerwechsel und Sonderfälle

Gemäß § 245 HGB muss der Jahresabschluss einer GmbH von allen Geschäftsführer:innen unterzeichnet werden. Die Unterschrift bestätigt, dass der Abschluss vollständig und richtig erstellt wurde. Fehlt die Unterschrift, gilt der Jahresabschluss als formell mangelhaft und kann vom Bundesamt für Justiz beanstandet werden.

Wann und wie unterschrieben wird

Die Unterschrift erfolgt nach der Aufstellung, aber vor der Feststellung durch die Gesellschafterversammlung. Sie kann handschriftlich oder, was in der Praxis zunehmend der Fall ist, digital mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) geleistet werden. Im Zweifel sollten die Vorgaben des Prüfers oder der zuständigen Behörde beachtet werden.

Jeder Geschäftsführer zeichnet auf dem Deckblatt oder der ersten Seite der Bilanz mit Ort und Datum.

Die Pflicht zur Unterschrift gilt unabhängig von internen Vertretungsregelungen. Auch Geschäftsführer ohne Einzelvertretungsmacht müssen unterschreiben.

Sonderfall: Geschäftsführerwechsel

Kommt es zwischen Bilanzstichtag und Unterzeichnung zu einem Wechsel, müssen alle Personen unterschreiben, die zum Zeitpunkt der Unterzeichnung im Handelsregister als Geschäftsführer eingetragen sind. So bleibt die Verantwortung formal lückenlos dokumentiert.

Mehrere Geschäftsführer:innen

Sind mehrere Geschäftsführer im Amt, müssen alle unterzeichnen, auch wenn die Aufgaben intern verteilt sind. Fehlt eine Unterschrift, liegt ein formeller Mangel vor, der zu Beanstandungen oder Ordnungsgeldverfahren führen kann.

Haftung bei fehlender oder falscher Unterschrift

Fehlt eine Unterschrift oder wird der Abschluss bewusst falsch unterzeichnet, verstößt die Geschäftsführung gegen ihre Sorgfaltspflicht gemäß § 43 GmbHG. Das kann persönliche Haftung und Bußgelder nach sich ziehen. In der Praxis kommt es nur selten zu solchen Fällen – entscheidend ist eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation.

Muster: Protokoll Feststellung Jahresabschluss GmbH

Das Protokoll dokumentiert die Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung nach § 42a GmbHG. Es enthält Datum, Ort, Teilnehmer, den Beschluss über die Feststellung des Jahresabschlusses und den Hinweis auf die Unterschriften der Geschäftsführer sowie eventuelle Wechsel.

Checkliste: Unterschriftsregelung bei Wechsel

• Sind alle Geschäftsführer:innen aufgeführt und haben unterschrieben?
• Wurde ein Wechsel im Protokoll vermerkt?
• Liegt eine digitale oder handschriftliche Signatur (QES) vor?
• Wurde das Protokoll ordnungsgemäß abgelegt und unterzeichnet?

Die vollständige Unterschrift aller Verantwortlichen ist mehr als nur eine Formalie: Sie sichert die Rechtmäßigkeit des Jahresabschlusses und schützt die Geschäftsführung vor Haftungsrisiken.

Jahresabschluss GmbH selbst erstellen oder outsourcen? Deine Optionen im Überblick

Sie haben die Wahl: Sie können den Jahresabschluss Ihrer GmbH entweder selbst erstellen oder einen Steuerberater damit beauftragen. Beide Wege sind erlaubt, aber entscheidend ist, wie viel Fachwissen, Zeit und Sicherheit Sie einbringen möchten. Für das Jahr 2026 gilt: Digitale Prozesse und rechtssichere Abläufe sind wichtiger denn je.

Selbst erstellen: Voraussetzungen und Grenzen

Die Selbsterstellung kann sinnvoll sein, wenn

• Ihre GmbH eine überschaubare Struktur hat (keine Prüfungspflicht, keine Sonderfälle),
• Sie über sichere Kenntnisse im Handels- und Steuerrecht verfügen, und
• Sie eine professionelle Buchhaltungssoftware mit E-Bilanz-Funktion nutzen.
  Sie sind verantwortlich für die Richtigkeit und Fristwahrung (§ 43 GmbHG). Wenn Sie sich bei Bilanzierung oder Bewertung unsicher sind, sollten Sie mindestens eine fachliche Prüfung einplanen.

Outsourcing an Steuerberater: Sicherheit und Entlastung

Ein Steuerberater erstellt den Jahresabschluss, prüft alle gesetzlichen Vorgaben und überwacht die Fristen. Er haftet für eigene Fehler und sorgt dafür, dass die E-Bilanz und die Offenlegung ordnungsgemäß erfolgen. Das bietet Ihnen Rechtssicherheit und Zeitgewinn, insbesondere wenn Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten oder Ihr Unternehmen wächst.

Hybride Modelle: Kombination aus Eigenleistung und Prüfung

Sie führen die laufende Buchhaltung selbst und lassen den Jahresabschluss durch einen Steuerberater prüfen oder finalisieren. Das reduziert Ihre Kosten und minimiert Fehlerrisiken. Voraussetzung ist eine saubere, digitale Datenbasis und eine Software mit Schnittstellen (z. B. DATEV oder Lexware). Mit Integral arbeiten Sie auf einer vollständig integrierten Plattform, die Buchhaltung, Lohnabrechnung und Steuerberatung digital bündelt. Ihre Daten werden automatisch verarbeitet und stehen Ihrem persönlichen Steuerexperten jederzeit zur Verfügung.

Kurze Orientierung: Was passt zu Ihnen?

Wenn Sie unsicher sind, ob und wann sich ein Steuerberater für Sie lohnt, beantworten Sie drei Fragen:

1. Wie sicher fühlen Sie sich im Handels- und Steuerrecht?
   Wenn Sie regelmäßig mit Bilanzierung arbeiten, kann die Selbsterstellung sinnvoll sein.
   Wenn Sie unsicher sind, ist fachliche Unterstützung ratsam.
2. Wie komplex ist Ihre GmbH?
   Je mehr Geschäftsvorfälle, Kredite oder Beteiligungen bestehen, desto eher lohnt sich ein Steuerberater.
3. Wie viel Zeit können Sie realistisch investieren?
   Wenn Sie sich mehrere Tage mit Zahlen und Software beschäftigen können, ist die eigenständige Erstellung möglich.
   Wenn Sie wenig Zeit haben, ist es sinnvoll, zumindest die Buchhaltung auszulagern.

Gerade wenn Sie zwischen Kosten und Zeitdruck abwägen müssen, hilft eine klare Entscheidung, den passenden Weg zu finden. Wenn Sie Unterstützung suchen, können Sie den Prozess digital und nachvollziehbar gestalten.

Sie möchten Aufgaben abgeben und trotzdem den Überblick behalten? Integral übernimmt Ihre Buchhaltung, erstellt alle Abschlüsse und Steuererklärungen fristgerecht und bietet Ihnen einen festen Ansprechpartner für alle steuerlichen Fragen.

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