Kilometergelderstattung

Definition & aktuelle Sätze: Was ist die Kilometergelderstattung?

Bei der Kilometergelderstattung werden beruflich veranlasste Fahrten mit dem privaten Fahrzeug pauschal abgerechnet. Das Unternehmen kann seinen Mitarbeitenden die entsprechenden Fahrtkosten erstatten. Die Pauschale berücksichtigt unter anderem Kosten für Kraftstoff, Abnutzung, Versicherung und Reparaturen.

Wichtiger Unterschied: Kilometergelderstattung vs. Entfernungspauschale

In der Praxis werden zwei Begriffe häufig verwechselt:

• Kilometergelderstattung (Dienstreise / Geschäftsreise):
  Sie betrifft beruflich veranlasste Fahrten, beispielsweise zu Kunden, Messen oder anderen betrieblichen Terminen. Bei der Abrechnung wird grundsätzlich die tatsächlich gefahrene Strecke berücksichtigt, also beispielsweise Hin- und Rückfahrt. Für einen privaten Pkw wird häufig eine Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenem Kilometer angesetzt.
• Entfernungspauschale (umgangssprachlich Pendlerpauschale):
  Sie betrifft Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Hier wird grundsätzlich nur die einfache Entfernung berücksichtigt. Für die jeweiligen Kalenderjahre gelten die gesetzlich festgelegten Kilometer­sätze.

Gesetzliche Pauschalsätze je Verkehrsmittel

Rechte und Pflichten: Wer muss oder darf Kilometergeld erstatten?

Die steuerliche Behandlung von Kilometergeld hängt davon ab, wer die Fahrt durchführt und in welchem Zusammenhang sie stattfindet.

1. Arbeitgeber & Arbeitnehmer

• Keine generelle Erstattungspflicht: Der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht verpflichtet, Kilometergeld in Höhe der steuerlich möglichen Pauschalen zu zahlen, sofern sich eine entsprechende Verpflichtung nicht beispielsweise aus dem Arbeits- oder Tarifvertrag ergibt.
• Steuerfreie Erstattung: Erstattet der Arbeitgeber beruflich veranlasste Fahrtkosten im Rahmen der steuerlichen Voraussetzungen, kann die entsprechende Kilometerpauschale steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben.
• Nicht oder teilweise erstattete Kosten: Soweit beruflich veranlasste Fahrtkosten nicht vom Arbeitgeber übernommen werden, können sie grundsätzlich im Rahmen der persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten berücksichtigt werden.

2. GmbH-Geschäftsführer & Selbstständige

GmbH-Geschäftsführer mit privatem Pkw:
Nutzt ein Geschäftsführer seinen privaten Pkw für beruflich veranlasste Fahrten, kann die GmbH die entsprechenden Fahrtkosten auf Grundlage einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung erstatten. Bei einer steuerlich zulässigen Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenem Kilometer kann die Erstattung steuerfrei erfolgen. Für die GmbH stellt die beruflich veranlasste Erstattung grundsätzlich eine Betriebsausgabe dar.

Freiberufler & Einzelunternehmer:
Bei betrieblich bzw. beruflich veranlassten Fahrten mit einem privaten Pkw können die entsprechenden Fahrtkosten grundsätzlich steuerlich berücksichtigt werden. Welche Methode anzuwenden ist, hängt unter anderem von der betrieblichen Nutzung und der steuerlichen Zuordnung des Fahrzeugs ab.

Anleitung: So dokumentieren Sie Kilometergeld korrekt

Für eine nachvollziehbare Reisekostenabrechnung sollten die einzelnen Fahrten ausreichend dokumentiert werden.

Angaben auf dem Fahrtennachweis / Reisekostenbeleg

Für jede abgerechnete Dienstfahrt sollten insbesondere folgende Informationen festgehalten werden:

1. Datum der Fahrt
2. Start- und Zielort
3. Geschäftlicher Anlass, beispielsweise „Projektbesprechung Relaunch“
4. Gefahrene Kilometer
5. Berechnung des Erstattungsbetrags

Beispiel:

12.04.2026 | Berlin → Leipzig → Berlin
Kundentermin Schmidt GmbH
380 km × 0,30 € = 114,00 €


Eine möglichst konkrete Dokumentation erleichtert die Nachvollziehbarkeit der Reisekostenabrechnung.

Steuerliche Auswirkung & Rechenbeispiel (GmbH)

Die Erstattung beruflich veranlasster Fahrtkosten kann bei der GmbH grundsätzlich als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Beim Empfänger kann die Erstattung unter den steuerlichen Voraussetzungen steuerfrei sein.

Rechenbeispiel: Geschäftsführer nutzt Privat-Pkw für 5.000 km Dienstfahrten pro Jahr

• Gefahrene Dienstkilometer: 5.000 km
• Kilometererstattung: 5.000 × 0,30 € = 1.500,00 €
• Auszahlung an den Geschäftsführer: 1.500,00 €, sofern die steuerlichen Voraussetzungen für eine steuerfreie Erstattung erfüllt sind

Die konkrete Steuerersparnis der GmbH lässt sich nicht pauschal mit 30,83 % berechnen, da insbesondere die Gewerbesteuer vom jeweiligen Gewerbesteuer-Hebesatz abhängt.

Beispielhaft: Wird für die Berechnung eine Steuerbelastung von 30,83 % unterstellt, beträgt die rechnerische Steuerwirkung auf 1.500 € 462,45 €. Die tatsächliche Steuerwirkung kann davon abweichen.

Damit beträgt die Erstattung an den Geschäftsführer in diesem Beispiel 1.500 €. Die tatsächliche wirtschaftliche Belastung der GmbH nach Steuereffekt hängt von ihrer individuellen steuerlichen Situation ab.