GmbH-Gründungskosten steuerlich absetzen

Überblick: Welche Gründungskosten fallen bei einer GmbH an?

Bei der Gründung einer GmbH können verschiedene Kosten entstehen. Dazu gehören insbesondere Notarkosten, Gebühren für die Handelsregistereintragung sowie gegebenenfalls Rechts- und Steuerberatungskosten. Auch Kosten für bestimmte weitere Gründungsmaßnahmen können hinzukommen.

Ob und in welchem Umfang die GmbH diese Kosten selbst tragen und steuerlich als Betriebsausgaben berücksichtigen kann, hängt von der konkreten Gestaltung der Gründung und der jeweiligen Kostenart ab.

Typische Gründungskosten im Überblick

Die Gründungskostenklausel im Gesellschaftsvertrag

Grundsätzlich sind die Kosten der Gründung zunächst von den Gründungsgesellschaftern zu tragen. Soll die GmbH den Gründungsaufwand übernehmen, muss dies im Gesellschaftsvertrag entsprechend geregelt werden. Ist dort ein Gesamtbetrag bzw. Höchstbetrag für den von der Gesellschaft zu tragenden Gründungsaufwand festgelegt, kann dieser Aufwand grundsätzlich steuerlich als Betriebsausgabe berücksichtigt werden.

Musterprotokoll: 300-Euro-Grenze

Bei einer Gründung mit dem gesetzlichen Musterprotokoll ist die Kostenübernahme ausdrücklich begrenzt. Das Musterprotokoll sieht vor, dass die Gesellschaft Gründungskosten bis zu einem Gesamtbetrag von 300 €, höchstens jedoch bis zur Höhe ihres Stammkapitals, übernimmt. Darüber hinausgehende Kosten trägt der Gesellschafter.

Bei einer individuellen Satzung kann dagegen eine eigene Regelung zum Gründungsaufwand aufgenommen werden. Dabei sollte der von der Gesellschaft zu tragende Aufwand konkret bzw. betragsmäßig begrenzt werden. Eine starre gesetzliche Obergrenze von 10 % des Stammkapitals gibt es dabei nicht. Entscheidend ist insbesondere, dass die Kostenübernahme angemessen ist.

Was passiert bei fehlender oder überschrittener Kostenübernahme?

Übernimmt die GmbH Gründungskosten, die eigentlich von den Gesellschaftern zu tragen sind und für deren Übernahme keine wirksame gesellschaftsvertragliche Grundlage besteht, kann dies steuerlich als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt werden.

Deshalb sollte bereits bei der Gründung geklärt werden, welche Kosten von der GmbH übernommen werden sollen und in welchem Umfang.

Können Gründer Gründungskosten privat absetzen?

Ob Gründungskosten bei den Gesellschaftern persönlich steuerlich berücksichtigt werden können, hängt vom konkreten Sachverhalt ab. Eine pauschale Zuordnung sämtlicher Gründungskosten zu den privaten Werbungskosten oder Sonderausgaben ist daher nicht sinnvoll.

Wird die GmbH ordnungsgemäß gegründet und übernimmt sie den Gründungsaufwand aufgrund einer entsprechenden Satzungsregelung, sollten die Kosten über die Gesellschaft erfasst und entsprechend verbucht werden.

Werden Rechnungen zunächst privat von einem Gesellschafter bezahlt, sollte vor einer Erstattung durch die GmbH geprüft werden, ob die Gesellschaft die jeweiligen Kosten wirksam übernommen hat und wie die Zahlung bilanziell und steuerlich zu behandeln ist.

Vorsteuerabzug bei Gründungskosten

Auch beim Vorsteuerabzug muss zwischen den verschiedenen Phasen der GmbH-Gründung unterschieden werden.

Bereits im Stadium der geplanten Unternehmensgründung kann ein Vorsteuerabzug unter bestimmten Voraussetzungen möglich sein. Der Bundesfinanzhof hat beispielsweise entschieden, dass ein Gesellschafter einer noch zu gründenden GmbH zum Vorsteuerabzug berechtigt sein kann, wenn der Leistungsbezug im Zusammenhang mit einer beabsichtigten unternehmerischen Tätigkeit der späteren GmbH steht.

Entscheidend sind daher unter anderem die konkrete Leistung, die Unternehmereigenschaft bzw. Gründungsphase und die Zuordnung des Leistungsbezugs. Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug sollten deshalb im Einzelfall steuerlich geprüft werden.

Buchung der Gründungskosten

Die konkrete Buchung hängt von der jeweiligen Kostenart, der Gründungsphase und dem verwendeten Kontenrahmen ab. Deshalb sollten allgemeine Kontonummern nicht ohne Prüfung als verbindliche Buchungsempfehlung übernommen werden.

Für die Buchhaltung sollten insbesondere die Rechnungen, Zahlungsnachweise und die gesellschaftsvertragliche Regelung zur Kostenübernahme vollständig dokumentiert werden.

6 Schritte: Gründungskosten richtig erfassen

1. Kostenübernahme in der Satzung prüfen: Klären, welche Gründungskosten von der GmbH getragen werden sollen und welcher Gesamt- bzw. Höchstbetrag vorgesehen ist.
2. Rechnungen sammeln: Alle Rechnungen und Zahlungsnachweise zur Gründung vollständig aufbewahren.
3. Gründungsphase berücksichtigen: Zwischen Vorgründungsgesellschaft, GmbH i. G. und eingetragener GmbH unterscheiden.
4. Vorsteuer prüfen: Bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen prüfen lassen, ob und in welchem Umfang ein Vorsteuerabzug möglich ist.
5. Buchung vornehmen: Die einzelnen Kosten entsprechend ihrer Art und steuerlichen Behandlung erfassen.
6. Erstattung prüfen: Wurden Kosten zunächst von einem Gesellschafter bezahlt, sollte die Erstattung durch die GmbH vorab steuerlich und gesellschaftsrechtlich geprüft werden.

Rechenbeispiel: Steuerwirkung von GmbH-Gründungskosten

Für ein vereinfachtes Beispiel kann zwischen Nettoaufwand, Umsatzsteuer und Ertragsteuerwirkung unterschieden werden.

Angenommen, es entstehen 2.500 € netto an steuerlich berücksichtigungsfähigem Gründungsaufwand und darauf 475 € Umsatzsteuer:

• Nettoaufwand: 2.500 €
• Umsatzsteuer: 475 €
• Bruttobetrag: 2.975 €

Soweit die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug erfüllt sind, können die 475 € als Vorsteuer berücksichtigt werden. Die konkrete Ertragsteuerwirkung des Nettoaufwands hängt dagegen von der individuellen steuerlichen Situation der GmbH und insbesondere von der Gewerbesteuer ab.

Eine pauschale Steuerersparnis von 30,83 % sollte deshalb nicht als allgemeingültiger Wert dargestellt werden.