ChatGPT Kosten absetzen: KI-Tools steuerlich berücksichtigen

Wann kann man ChatGPT von der Steuer absetzen?

Abonnements für KI-Dienste wie ChatGPT sind digitale Dienstleistungen. Werden sie zur Erledigung beruflicher oder betrieblicher Aufgaben eingesetzt, können die entsprechenden Kosten grundsätzlich steuerlich berücksichtigt werden.

Entscheidend ist nicht allein, welches Abo Sie abgeschlossen haben. Maßgeblich ist, wofür Sie den Dienst tatsächlich nutzen.

1. Beruflicher oder betrieblicher Veranlassungszusammenhang

Die Nutzung von ChatGPT muss mit Ihrer beruflichen Tätigkeit oder Ihrem Unternehmen zusammenhängen. Typische geschäftliche Anwendungsfälle sind:

• Marketing und Kommunikation: Entwürfe für Werbetexte, Newsletter, Präsentationen und geschäftliche E-Mails
• Programmierung: Unterstützung bei Code, Fehlersuche und Dokumentation
• Recherche und Analyse: Strukturierung von Informationen und Auswertung von Daten
• Organisation: Unterstützung bei Arbeitsabläufen, Konzepten und Projektplanung
• Kundenservice: Vorbereitung von Antworten und Unterstützung bei wiederkehrenden Anfragen

Wird ChatGPT ausschließlich privat genutzt, sind die Kosten grundsätzlich keine Betriebsausgaben. Bei gemischter Nutzung sollte der berufliche oder betriebliche Anteil plausibel und nachvollziehbar ermittelt werden.

Eine pauschale Aufteilung – etwa 80 % beruflich und 20 % privat – ist nicht automatisch zulässig. Sie sollte zur tatsächlichen Nutzung passen und bei Bedarf begründet werden können.

2. Nachweis durch Rechnung und Dokumentation

Bewahren Sie die verfügbaren Rechnungen und Zahlungsnachweise für Ihr ChatGPT-Abo auf. Die Unterlagen sollten erkennen lassen, welche Leistung abgerechnet wurde und welche Kosten entstanden sind.

Je nach steuerlichem Fall können außerdem die folgenden Punkte relevant sein:

• Name und Rechnungsdaten des Kunden
• Abrechnungszeitraum und Betrag
• Angaben zur Umsatzsteuer beziehungsweise ein Hinweis auf eine besondere Umsatzsteuerbehandlung
• Nachvollziehbare Zuordnung zur beruflichen oder betrieblichen Nutzung

Ein Kontoauszug allein ist nicht in jedem Fall ein ausreichender Beleg für die steuerliche Einordnung. Umgekehrt garantiert auch eine formal korrekte Rechnung nicht automatisch, dass das Finanzamt die Ausgabe anerkennt.

ChatGPT absetzen nach Rechtsform und Berufsrolle

Die steuerliche Einordnung hängt davon ab, ob Sie das Abo für ein Unternehmen, eine selbstständige Tätigkeit oder als Arbeitnehmer nutzen.

GmbH, UG und Holding

Nutzt eine GmbH oder UG ChatGPT beispielsweise für Marketing, Programmierung, Recherche oder interne Arbeitsprozesse, können die entsprechenden Kosten grundsätzlich als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

Auch bei einer Holding kommt es auf den konkreten betrieblichen Zusammenhang an. Die Rechtsform allein führt nicht dazu, dass ein privat genutztes Abo automatisch abzugsfähig ist.

Die konkrete Kontierung sollte zum verwendeten Kontenrahmen und zum Buchhaltungssystem passen. Eine einzelne SKR03- oder SKR04-Kontonummer ist deshalb nicht für jeden Fall allgemeingültig.

Selbstständige und Freiberufler

Selbstständige können beruflich veranlasste ChatGPT-Kosten grundsätzlich als Betriebsausgaben erfassen. Bei einer gemischten privaten und beruflichen Nutzung sollte der betriebliche Anteil nachvollziehbar abgegrenzt werden.

Die Ausgabe ist entsprechend der konkreten Buchhaltungs- und Steuersituation zu erfassen. Ob und wie die Umsatzsteuer berücksichtigt werden muss, ist gesondert zu prüfen.

Arbeitnehmer

Arbeitnehmer können selbst getragene Kosten für ChatGPT unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Werbungskosten geltend machen, wenn die Nutzung beruflich veranlasst ist.

Ob daraus tatsächlich eine zusätzliche steuerliche Entlastung entsteht, hängt unter anderem von den gesamten Werbungskosten und dem für das betreffende Steuerjahr geltenden Arbeitnehmer-Pauschbetrag ab. Eine berufliche Nutzung allein bedeutet nicht automatisch, dass sich die Einkommensteuer zusätzlich reduziert.

ChatGPT, USt-IdNr. und Reverse Charge: Was gilt bei OpenAI?

Bei digitalen Dienstleistungen aus dem Ausland kann das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG relevant sein. Dabei wird unter den gesetzlichen Voraussetzungen nicht der ausländische Anbieter, sondern der Leistungsempfänger für die Umsatzsteuer verantwortlich.

Welche Umsatzsteuerbehandlung für Ihr ChatGPT-Abo gilt, hängt unter anderem davon ab, welche Gesellschaft die Leistung abrechnet, ob Sie als Unternehmer handeln und welche Rechnungs- und Steuerdaten vorliegen.

So bereiten Sie Ihre Rechnungsdaten vor

1. Unternehmensdaten prüfen: Kontrollieren Sie, ob die hinterlegten Rechnungsdaten zu Ihrem Unternehmen passen.
2. USt-IdNr. hinterlegen, sofern relevant: Prüfen Sie, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Ihr Kundenkonto und die Abrechnung benötigt wird.
3. Rechnung kontrollieren: Verlassen Sie sich nicht allein auf die Einstellungen im Konto. Prüfen Sie, welche Gesellschaft die Leistung abrechnet und wie die Umsatzsteuer auf der konkreten Rechnung ausgewiesen ist.
4. Buchhalterisch korrekt erfassen: Lassen Sie gegebenenfalls erforderliche Umsatzsteuererklärungen und einen möglichen Vorsteuerabzug passend zu Ihrer Situation berücksichtigen.

Die verfügbaren Einstellungen und Menüpfade können sich je nach Kontotyp ändern. Maßgeblich sind die aktuellen Kontoeinstellungen und die tatsächlich ausgestellte Rechnung.

5 Schritte: So setzen Sie ChatGPT steuerlich ab

Schritt 1: Berufliche oder betriebliche Nutzung prüfen

Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie mit ChatGPT erledigen und wie diese mit Ihrer Tätigkeit zusammenhängen. Bei gemischter Nutzung sollten Sie den beruflichen oder betrieblichen Anteil nachvollziehbar bestimmen.

Schritt 2: Rechnungsdaten kontrollieren

Prüfen Sie die hinterlegten Rechnungsdaten und ergänzen Sie gegebenenfalls Ihre Unternehmensangaben und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Ob und wie eine USt-IdNr. verwendet werden muss, hängt von der konkreten Abrechnung ab.

Schritt 3: Rechnungen herunterladen und aufbewahren

Sichern Sie die verfügbaren Rechnungen für Ihre Abonnements. Kontrollieren Sie Betrag, Abrechnungszeitraum, Rechnungsaussteller und Umsatzsteuerangaben.

Die Preise für ChatGPT können sich nach Tarif, Abrechnungsintervall und Region unterscheiden. Verwenden Sie deshalb den tatsächlich abgerechneten Betrag und nicht ungeprüft einen allgemeinen Beispielpreis.

Schritt 4: Belege digital an die Buchhaltung übergeben

Übermitteln Sie die Rechnung und die zugehörigen Informationen an Ihre Buchhaltung. Achten Sie darauf, dass die Ausgabe korrekt zugeordnet und eine gegebenenfalls erforderliche umsatzsteuerliche Behandlung berücksichtigt wird.

Schritt 5: Unterlagen nachvollziehbar aufbewahren

Bewahren Sie die steuerlich relevanten Unterlagen entsprechend den geltenden Aufbewahrungspflichten auf. So können Sie bei Rückfragen erklären, welche Leistung bezahlt wurde und wie sie beruflich oder betrieblich genutzt wurde.

Welche anderen KI-Tools lassen sich steuerlich absetzen?

Nicht nur ChatGPT kann steuerlich berücksichtigt werden. Auch andere KI- und Software-Abonnements können grundsätzlich Betriebsausgaben sein, wenn sie beruflich oder betrieblich veranlasst sind.

Die Tabelle beschreibt die grundsätzliche steuerliche Einordnung, nicht die konkrete Umsatzsteuerbehandlung jedes Anbieters. Gerade bei internationalen Software-Abos sollten Sie Rechnungsaussteller, Kundenstatus und Umsatzsteuerangaben einzeln prüfen.

Rechenbeispiel: Was kostet ein ChatGPT-Abo eine GmbH nach Steuern?

Ein betrieblich genutztes Software-Abo kann den steuerpflichtigen Gewinn einer GmbH mindern. Wie hoch die tatsächliche Steuerentlastung ausfällt, hängt jedoch von den individuellen Verhältnissen ab.

Vereinfachtes Beispiel:

• Jährliche Abo-Kosten: 240 € netto
• Steuerlich abzugsfähiger Aufwand: 240 €
• Angenommener kombinierter Ertragsteuersatz für das Rechenbeispiel: 30 %

Bei diesen vereinfachten Annahmen ergibt sich eine rechnerische Steuerentlastung von 72 €.

Die wirtschaftlichen Nettokosten nach dieser angenommenen Steuerentlastung betragen damit 168 €.

Wichtig: Das ist eine Modellrechnung und keine allgemeingültige Berechnung für jede GmbH. Der tatsächliche Steuersatz kann unter anderem durch den Gewerbesteuer-Hebesatz und die individuelle steuerliche Situation abweichen. Außerdem wird vorausgesetzt, dass die Kosten vollständig abzugsfähig sind und sich die Gewinnminderung tatsächlich steuerlich auswirkt. Eine mögliche Umsatzsteuerbelastung ist in diesem Beispiel nicht gesondert berechnet.

So unterstützt Integral Sie bei der laufenden Buchhaltung

Bei digitalen Software-Abonnements ist es wichtig, Rechnungen und Zahlungen nachvollziehbar zu dokumentieren und steuerlich korrekt einzuordnen. Das gilt für ChatGPT ebenso wie für andere digitale Dienstleistungen.

Integral unterstützt GmbHs und UGs mit einer digitalen Plattform und laufenden Steuerleistungen. Zum Leistungsumfang gehören insbesondere:

• Laufende Finanzbuchhaltung
• Umsatzsteuervoranmeldungen
• Jahresabschluss
• Steuerberatung
• Steuerliche Erfassung nach bzw. während der Unternehmensgründung
• Digitale Kommunikation und Unterstützung bei buchhaltungsbezogenen Fragen

Wie eine konkrete Software-Ausgabe zu erfassen ist und welche umsatzsteuerlichen Pflichten sich daraus ergeben, hängt von der Rechnung und Ihrer Unternehmenssituation ab.

Mit digitalen Prozessen und einer strukturierten Zusammenarbeit können Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen besser organisieren und den administrativen Aufwand reduzieren.

Häufige Fragen: ChatGPT von der Steuer absetzen

Kann ich ChatGPT Plus von der Steuer absetzen?

Ja, grundsätzlich können die Kosten steuerlich berücksichtigt werden, wenn Sie ChatGPT Plus beruflich oder betrieblich nutzen. Bei privater Mitbenutzung sollte der berufliche beziehungsweise betriebliche Anteil nachvollziehbar abgegrenzt werden.

Kann eine GmbH ChatGPT als Betriebsausgabe absetzen?

Ja, wenn das Abo betrieblich veranlasst ist. Die Rechnung und die tatsächliche Nutzung sollten zur Buchung passen. Eine pauschale Anerkennung unabhängig von der Nutzung gibt es nicht.

Kann ich ChatGPT als Arbeitnehmer von der Steuer absetzen?

Beruflich veranlasste Kosten können unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Werbungskosten infrage kommen. Ob sie sich zusätzlich steuerlich auswirken, hängt unter anderem von Ihren gesamten Werbungskosten und dem geltenden Arbeitnehmer-Pauschbetrag ab.

Reicht der Kontoauszug als Nachweis?

Ein Kontoauszug belegt in erster Linie die Zahlung. Für die steuerliche Einordnung ist auch der Rechnungs- beziehungsweise Leistungsnachweis wichtig. Bewahren Sie daher die verfügbaren Rechnungen und weitere relevante Unterlagen auf.

Wo finde ich meine ChatGPT-Rechnungen?

Die verfügbaren Rechnungen und Abrechnungsinformationen finden Sie über die Einstellungen beziehungsweise den Abrechnungsbereich Ihres Kontos. Die genaue Navigation kann je nach Kontotyp variieren. Aktuelle Hinweise bietet die offizielle OpenAI-Hilfe.